На время отсутствия основного сотрудника особенно важно правильно распределить обязанности, чтобы обеспечить исполнение и выполнение задач компании. Узнайте, как передать ответственность эффективно и минимизировать возможные проблемы, обеспечивая при этом бесперебойную работу бизнеса.
При выполнении работы часто возникают случаи, когда руководитель по каким-то причинам временно не может выполнять свои обязанности. В таких ситуациях необходимо найти временного заместителя, который сможет взять на себя ответственность за выполнение задач. Процесс перераспределения обязанностей во время отсутствия основного сотрудника требует тщательного подбора замещающего. Он должен быть готов взять на себя его роль и обеспечить бесперебойную работу отдела или организации.
При отсутствии основного сотрудника необходимо обеспечить своевременное и качественное выполнение его задач. Чтобы это осуществить, следует дать четкие задачи и обязанности временному исполнителю, а также предоставить ему необходимые ресурсы и информацию. Делегирование обязанностей во время отсутствия основного сотрудника является значимым процессом, который требует согласованной работы и взаимодействия всех участников команды.
Возможные варианты временной замены
Если основной сотрудник временно отсутствует по любым причинам, Трудовой кодекс РФ предлагает несколько вариантов временной замены, из которых работодатель может выбрать.
1. Внутреннее переведение
Один из вариантов — это поручение новых обязанностей сотруднику, который подходит для этой роли. Идеальным кандидатом может стать сотрудник компании, уже имеющий опыт работы и готовый взять на себя дополнительные трудовые задачи в рамках своей текущей должности.
Необходимо учитывать, что если сотруднику поручают выполнение дополнительных обязанностей, которые аналогичны его основной работе, то это будет считаться расширением его рабочих обязанностей или увеличением его рабочей нагрузки.
2. Внутреннее совмещение
Если сотрудник принимает на себя обязанности, связанные с другой должностью, то это называется внутренним совмещением. Это означает, что временно один сотрудник выполняет обязанности другого сотрудника в то время, пока основной сотрудник отсутствует.
Необходимо учитывать возможности сотрудника
Работодателю следует разумно оценивать способности сотрудника к выполнению дополнительных работ, не связанных с его основной должностью. Важно учитывать, что такая временная обязанность может оказаться непосильной для сотрудника и негативно сказаться на его эффективности и результативности.
Ограничения и условия временной замены
Обратите внимание, что обычно период такой замены в рамках одной организации не превышает годового срока. Однако в некоторых случаях, например, при переводе на декретный отпуск, этот срок может быть увеличен.
Если в трудовом договоре прямо указано структурное подразделение, где сотрудник должен работать, то его перевод в другое подразделение или на ту же должность без его согласия уже невозможен, так как это изменение условий трудового договора.
Следует учесть, что указанный срок действия не может быть неопределенным. В документе должна быть указана конкретная дата или условия расторжения временной замены, обычно указывают «до выхода основного работника».
Отличие между Временным Исполнением Руководящих Обязанностей (ВРИО) и совместительством
Необходимо различать ВРИО и совместительство, так как у этих видов дополнительной загрузки есть свои отличия.
- Совместительство регламентируется главой 44 Трудового Кодекса РФ, а ВРИО — статьей 60.2.
- При совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять в свободное от основной работы время, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках одного рабочего дня или смены.
- Для совместительства требуется новый трудовой договор, а для ВРИО достаточно письменного согласия.
- Перестать работать совместительство можно двумя способами: расторжением договора или по его окончании.
- Отменить ВРИО можно в любое время с предупреждением за 3 дня. Это может сделать как работодатель, так и сам сотрудник.
ВРИО в соответствии с Трудовым кодексом РФ
Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации в статье 60.2 регулируется совмещение профессий, повышение функций на работе, расширение сферы влияния. Здесь также обсуждаются вопросы обязанностей работника, который временно отсутствует, но не является отстраненным от работы согласно трудовому договору.
В соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ, работники имеют право договориться о выполнении дополнительной работы помимо своих основных обязанностей при наличии дополнительной оплаты. Кадровые службы обычно понимают под ВРИО (временное исполнение обязанностей) выполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями и в рамках одной, а также разных должностей, предусматривая дополнительное вознаграждение.
- Одновременное занимание нескольких профессий
- Увеличение объема порученных трудовых обязанностей
- Расширение сферы влияния
- Согласие на выполнение дополнительной работы при наличии дополнительной оплаты
Возможность временного исполнения обязанностей работником, которая описывается в тексте, расширяет его возможности в рамках трудовой сферы.
Если у тебя в трудовом договоре прописана работа за больного коллегу
Если у тебя в трудовом договоре чётко указано, что ты должен выполнять обязанности другого сотрудника в случае его заболевания, то не нужно получать какие-либо дополнительные указания или соглашения от начальства. Просто сообщи сотруднику, что его коллега заболел.
Сотрудник, временно выполняющий обязанности за больного коллегу
Если у тебя по трудовому договору возложены обязанности за заболевшего коллегу, ты должен осознавать свою ответственность и быть готовым взять на себя дополнительную нагрузку. Ты должен выполнить свои задачи и обязанности больного сотрудника в полной мере.
Необходимо учитывать, что выполнение задач заболевшего коллеги требует способности к планированию рабочего времени и грамотному распределению обязанностей. Такой подход позволит сотруднику эффективно справляться со своими задачами, не нарушая рабочий процесс в организации.
Информирование о заболевшем сотруднике
Когда сотрудник узнает о заболевании своего коллеги, он обязан немедленно уведомить об этом своего руководителя и отдел кадров. Это поможет организации перераспределить рабочие обязанности и учесть возможное уменьшение рабочего времени больного сотрудника.
Необходимо предоставить достоверную информацию о состоянии заболевшего коллеги, чтобы руководство могло принять необходимые меры по организации работы и поддержке больного сотрудника.
Составление приказа
При формировании приказа о переходе работника к исполнению обязанностей коллеги, находящегося в состоянии болезни, следует установить четкое время начала и окончания выполнения такого задания, а также указать конкретные задачи, который прикомандированный работник должен выполнить вместо больного коллеги.
Чтобы работник ясно понимал свои обязанности и ответственность на период, когда он выполняет обязанности заболевшего коллеги, приказ должен быть понятным, ясным и информативным. По истечению срока болезни сотрудника необходимо отменить приказ или пересмотреть его с учетом изменений, которые произошли в организации.
Если возникают споры или непонимание относительно исполнения работником обязанностей заболевшего коллеги, рекомендуется обратиться за консультацией и помощью в разрешении этих вопросов к юристу или специалисту в области трудового права.
Способы передачи сотруднику дополнительных обязанностей больного коллеги
Если условия замещения соискателя, который ушел на больничный, и передачи его обязанностей другому лицу не предусмотрены в трудовом договоре или должностной инструкции, можно воспользоваться двумя способами, которые предусмотрены статьями 60.2 и 72.2 Трудового кодекса РФ.
Варианты передачи обязанностей больного работника его коллегам:
- Временное переведение работника, ушедшего на больничный, на должность другого работника на основании статьи 72.2 Трудового кодекса РФ.
- Совмещение должностей работника и больного на основании статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Этот вариант удобен, если количество дополнительных обязанностей невелико.
- Применение набора кандидатов для замещения вакансии. Этот вариант следует использовать только при длительном отсутствии сотрудника по причине болезни, например при проведении сложной операции и т.д.
- Назначение сотрудника на должность временного замещения больного. Если сотрудник замещает больного, он выполняет только ту работу, которую должен выполнить его болеющий коллега, и получает оплату в соответствии с данной работой. Если новая работа является более сложной или объемной, за нее может быть назначена более высокая заработная плата, которая устанавливается дополнительным соглашением к трудовому договору.
Невозможно принудительно переместить одного сотрудника на другую должность. Порядок перемещения определен статьей 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Перемещение производится только с согласия сотрудника, за исключением чрезвычайных обстоятельств (часть 2, 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации). И абсолютно недопустимо перемещать сотрудника на другую должность, если у него есть медицинские противопоказания.
В случае согласия руководителя и сотрудника на замещение, требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору и оформление приказа о временном замещении во время болезни. Продолжительность замещения должна соответствовать продолжительности болезни сотрудника. Однако необходимо учитывать, что в соответствии с Трудовым Кодексом РФ установлено ограничение на максимальный срок замещения — 1 год. Если дата возврата больного сотрудника неизвестна, в дополнительном соглашении следует указать, что замещение продолжится до момента выхода основного сотрудника из больничного.
Не требуется вносить записи в трудовую книжку и предоставлять СЗВ-ТД.
Приказ о замещении
Вы можете создать свою собственную форму приказа о замещении либо воспользоваться стандартными формами: Т-5 или Т-5а. Сотрудник должен ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.
Вот пример приказа о замещении:
Общество с ограниченной ответственностью «Название»
ПРЕДПИСАНИЕ № ___
от «___»_______2022 г.
О поручении обязанностей временно отсутствующего сотрудника
В связи с временной неработоспособностью главного бухгалтера Фамилия Имя Отчество.
ПРЕДПИСЫВАЮ:
- Поручить Фамилии Имени Отчеству исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилии Имени Отчества без освобождения её от основной работы по должности бухгалтера, указанной в трудовом договоре от «___»_______2022 г. № ___.
- Срок поручения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего предписания: с «___»_______2022 г. № ___ до даты окончания периода временной неработоспособности Фамилии Имени Отчества включительно.
- За осуществление дополнительной работы на должности главного бухгалтера Фамилии Имени Отчества производится ежемесячная доплата в размере _____________________ (указать сумму) рублей.
- При начислении заработной платы бухгалтеру по расчету Фамилии И.О. нужно руководствоваться данным приказом.
- Годовой отпуск
- Отпуск по уходу за ребенком
- Отпуск за свой счет
- Отпуск на обучение и подобное.
- Участие в избирательной комиссии
- Исполнение обязанностей в качестве присяжного
- Подробно опишите все детали перевода, включая должность, на которую планируется перевод работника, и время, в которое перевод будет осуществлен;
- Укажите причину перевода, например, отсутствие основного сотрудника;
- Удостоверьтесь, что сотрудник согласен на перевод;
- Снабдите приказ подписью и датой составления.
- Руководитель получает полноценного временного работника;
- Рабочий процесс не прекращается.
- Название основной должности и должности, на которую будет осуществляться замещение;
- Срок исполнения дополнительной работы;
- Причину отсутствия заменяемого сотрудника, если такая причина установлена;
- Основание для оформления замены, номер заключенного дополнительного соглашения;
- Сумму назначенной доплаты;
- Подписи сторон, подтверждающие знание и согласие с распоряжением.
- Указать причину временного отсутствия основного руководителя.
- Указать фамилию и должность лица, которое временно будет исполнять обязанности руководителя.
- Определить срок и условия исполнения обязанностей на временной должности.
- Указать основание для назначения на временную должность (например, решение участников организации).
- Для определения размера вознаграждения за выполнение обязанностей на временной замещающей должности или ссылки на соответствующий акт, необходимо произвести анализ.
- Получение подписей работников об ознакомлении и согласии с приказом является необходимым шагом.
Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.
Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.
На приказ ознакомлены:
Причины назначения работника на ВРИО
Отсутствие возможности работника быть на рабочем месте во время его временной замены может объясняться следующими факторами:
1. Отпуск
2. Служебная командировка
3. Увольнение по причине болезни
4. Выполнение общественных или государственных обязанностей
5. Другие обстоятельства
Отсутствие на работе может происходить по разным непредвиденным причинам, таким как личные проблемы, неожиданные инциденты или другие экстренные ситуации.
Исполнение и оплата временного перевода
В случае невозможности объединения обязанностей, работодатель имеет право освободить сотрудника от текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода совпадает с периодом отпуска отсутствующего сотрудника в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Однако перевод осуществляется только после получения письменного согласия сотрудника, которое должно быть прописано в дополнительном соглашении к трудовому договору.
При составлении приказа о переводе следует учесть следующие важные моменты:
После оформления перевода, новая должность становится основной для сотрудника, поэтому необходимо провести полную инструкцию, аналогичную той, которая проводится для других сотрудников.
Запись о переводе и возвращении на основную должность не делается в трудовой книжке, поэтому нет необходимости делать соответствующие записи.
Оплата за выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника производится в размере, указанном в дополнительном соглашении. Сумма доплаты должна быть ясно и однозначно указана, чтобы исключить возможные недоразумения.
После возвращения основного сотрудника на должность, необходимо направить замещающему сотруднику уведомление о завершении срока перевода и составить приказ о прекращении выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
Если срок перевода истек, но сотруднику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не выразил желание восстановиться на ней, соглашение о временном переходе утрачивает свою силу, и временная работа становится его основной работой.
Расширение трудовых обязанностей или совмещение должностей — это ситуации, когда сотруднику поручается выполнение обязанностей другого сотрудника, который временно отсутствует по любым причинам. В соответствии со статьсяей 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации, если дополнительная работа похожа на основную должность сотрудника, то это считается расширением его трудовых обязанностей. Если же сотрудник выполняет обязанности, не связанные с его основной должностью, то это совмещение должностей.
При уходе руководителя в отпуск и переложении его обязанностей на заместителя возникает вопрос о возможной доплате за выполнение этих обязанностей. Проблема оплаты работы заместителя во время отсутствия руководителя является предметом дискуссии. Вместе с тем, основным целью заместителя в отсутствие руководителя должно быть поддержание нормального функционирования компании.
Согласно статье 151 Трудового кодекса РФ, оплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника будет регулироваться дополнительным соглашением и может быть осуществлена либо на основе выполненной работы, либо пропорционально отработанному времени. Должно быть указано в приказе о совмещении должностей, каким образом будет производиться оплата замещения в период отпуска и на какой срок оно будет реализовано.
Если сотрудник заменяет коллегу, выполняющего аналогичные трудовые функции, и это явно прописано в его должностной инструкции, то он может не получать доплату за отсутствующего работника, и ему не требуется письменное согласие на это.
В качестве примера можно привести ООО «Кукушка», где в январе кассир уходит в отпуск на 10 рабочих дней, а его обязанности временно выполняет второй бухгалтер. В таком случае был выпущен приказ о совмещении должностей, в котором указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.
Зарплата бухгалтера составляет 20 000 рублей, а кассира — 17 000 рублей. Сумма оплаты одного рабочего дня в январе составляет 1 000 рублей (17 000 рублей / 17 рабочих дней в январе). Таким образом, общая сумма доплаты за 10 рабочих дней составила 10 000 рублей (10 дней * 1 000 рублей).
В результате, в январе бухгалтер будет получать заработную плату в размере 30 000 рублей (20 000 рублей + 10 000 рублей). С этой суммы необходимо учесть удержание НДФЛ в размере 13% и оплатить взносы.
Наем временного сотрудника
Этот метод подбора сотрудников будет предпочтительным для компаний, где имеются сложные технические должности. Если попытаться объединить их, весь рабочий процесс может пострадать. В качестве примера можно привести крупное производственное предприятие, где один из наладчиков сложного технического оборудования ушел в отпуск.
Преимущества временной замены:
Условия оплаты и сроки работы обсуждаются и указываются при заключении временного трудового договора. Это позволит избежать недоразумений и конфликтов в будущем.
Когда сотрудник предприятия уходит в отпуск, необходимо найти замену для его обязанностей. Вариантов замены может быть несколько, и вы можете выбрать то, что будет удобно именно для вас. Однако необходимо помнить, что нужно выплачивать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Три необходимых условия для временной замены
Для того, чтобы временная замена работника была законной, необходимо соблюдение трех условий:
1. Соглашение между сторонами должно быть оформлено в письменной форме
При смене сотрудника необходимо получить письменное согласие от самого сотрудника, чьи обязанности будут переданы другому. Замена не может начаться без такого согласия.
2. Оформление приказа
Факт замены должен быть зафиксирован в приказе от руководителя. Это обеспечит ясные инструкции и ограничения для временного работника и даст возможность сообщить всем сотрудникам об изменениях.
3. Определение дополнительной оплаты
Оплата временной замены должна быть выше обычного вознаграждения, получаемого работником, на заменяемой должности. Размер доплаты не установлен законом и может быть договорен между работодателем и временным работником.
<п>Важно отметить, что простое подписание работником приказа ознакомления еще не является достаточным подтверждением согласия на замену. Сторонами должны быть оформлены отдельные документы, которые формально закрепляют согласие обоих работников — того, чьи обязанности передаются, и временного сотрудника, который их будет выполнять.
Обеспечение функций временно отсутствующего сотрудника
<п>В случае, если основной сотрудник вынужден уйти в отпуск или временно отсутствует по другим причинам, требуется найти способ обеспечить выполнение его обязанностей. В таких ситуациях есть несколько доступных вариантов замещения отсутствующего персонала:
Комбинированная работа
В случае, когда сотрудник исполняет свои стандартные обязанности и дополнительно берет на себя обязанности отсутствующего коллеги, это считается комбинированной работой, которая регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. В этом случае сотрудник временно исполняет обязанности отсутствующего коллеги без изменения своих условий труда и вознаграждения.
Временный перевод
Согласно статье 72.2 Трудового кодекса РФ, работник может быть временно переведен на замещение сотрудника, находящегося в отпуске. В таком случае он будет выполнять только обязанности этого сотрудника вместо своей основной работы. Этот перевод осуществляется на весь период отпуска замещаемого сотрудника.
Совместительство
Если сотрудник не может одновременно заниматься своей основной работой и выполнять обязанности отпускника, можно воспользоваться свободным от основного рабочего времени для замещения отпускников. Этот вариант регулируется статьей 60.1 Трудового кодекса РФ.
Привлечение временного работника
Другой вариант замены сотрудника в отпуске — найти временного работника, который будет выполнять обязанности отпускника только на время его отсутствия. Чтобы нанять временного работника, можно заключить с ним срочный договор на период, соответствующий продолжительности отпуска заменяемого сотрудника. Этот вариант регулируется статьей 59 Трудового кодекса РФ.
Как составить приказ на исполнение обязанностей временного работника
Важность правильной формулировки приказа
Содержание распоряжения зависит от выбранного метода замещения. В целом, распоряжение должно включать следующую информацию:
Пример распоряжения о временном замещении отсутствующего наемного работника:
| ООО «Перекресток» |
|---|
| от 12 февраля 2017 года |
| О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей |
| Используя статьи 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ, необходимо поручить экономисту Олегу Давыдовичу Рубинштейну выполнение дополнительных трудовых функций на участке, где ранее работала Елена Леонидовна Зарубина, поскольку она временно отсутствует из-за обучения, требующего отрыва от производства. Эти дополнительные обязанности должны быть выполнены Олегом Давыдовичем в рамках расширения зоны обслуживания, помимо его основных обязанностей, указанных в контракте. |
Также, по результатам выполнения этих дополнительных функций, Олегу Давыдовичу Рубинштейну должно быть выплачено дополнительное ежемесячное вознаграждение в размере 75% оклада Елены Леонидовны Зарубиной. Сроки выполнения работ Олега Рубинштейна решено увеличить на период с 13.02.2017 по 25.03.2017 года.
Эти указания основываются на дополнительном соглашении к трудовому договору от 11.02.2017 года с Олегом Давыдовичем Рубинштейном, заключенному 10.05.2015 года.
Генеральный директор ООО «Перекресток» /Николай Петрович Гумиленко/ Гумиленко Н.П.
Согласовано и подписано:
Старший экономист /Елена Леонидовна Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017
Экономист /Олег Давыдович Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017
Важные моменты при создании приказа
При создании приказа о временном исполнении обязанностей руководителя организации следует учесть следующие факторы:
Составление приказа на временную замещающую должность требует внимательного и точного подхода, чтобы учтены были все моменты и чтобы они были ясны и понятны всем заинтересованным сторонам. Создание приказа должно соответствовать требованиям действующего трудового законодательства и коллективного договора.
Используя предоставленные примеры и рекомендации, вы сможете правильно составить приказ на временную замещающую должность и обеспечить должное замещение отсутствующего работника.
Комбинирование своих обязанностей и обязанностей заболевшего сотрудника
Совмещение означает, что сотрудник помимо своей основной работы в течение рабочего дня также выполняет обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Отношения совмещения регулируются положениями статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. При использовании этого метода применения требуется выполнение условий, по которым дополнительная работа не превышает определенного объема и работник способен выполнять и свои основные обязанности, и обязанности заболевшего. Сотруднику по основной должности устанавливается доплата за совмещение, размер которой определяется соглашением между работником и работодателем. Согласно статье 151 Трудового кодекса РФ, в дополнительном соглашении к трудовому договору указывается срок совмещения и размер доплаты за увеличение объема работы. Сумма такого вознаграждения может быть любой, поскольку законодательством не установлены ограничения. В трудовую книжку такие сведения не вносятся.
Оформление приказа о сочетании должностей
Приказ о сочетании должностей может быть составлен в соответствии с установленными требованиями и обстоятельствами. Допускается изменение утвержденной Госкомстатом формы Т-1 или составление приказа в свободной форме.
Пример приказа о сочетании должностей:
| Организация «Название» |
| ПРИКАЗ № ____ |
| «___» _______ 2022 года |
| О сочетании профессий должностей |
| В связи с временным отсутствием возможности назначения нового главного бухгалтера или его увольнением, в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ |
| ПРИКАЗЫВАЮ: |
| Для назначения главным бухгалтером Фамилия И.О. было получено согласование в соответствии с процедурой совмещения должностей. Срок действия назначения — с «___»___________ 2022 года до окончания больничного основного сотрудника или назначения нового главного бухгалтера. |
| За совмещение должностей предусмотрено дополнительное пособие в размере _______ процентов от оклада по главной должности. |
| При начислении заработной платы в бухгалтерии необходимо руководствоваться данным приказом. |
| Отдел кадров должен ознакомить Фамилию И.О. с данным приказом и получить её подпись. |
| Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 года |
| Руководитель |
| __________________ |
| Фамилия И.О |
| Информирован о приказе: |
| Должность |
| _____________________ |
| Фамилия И.О. |
| «___»___________ 2022 г. |
Как организовывается и оплачивается совместительство
Вознаграждение за совместительство может производиться в зависимости от отработанного времени или выполненного объема работы. Это должно быть указано в трудовом договоре. Обычно заработная плата совместителей выплачивается в качестве дополнительной компенсации, которая может быть начислена и выплачена отдельно от основного заработка.
Пример
В магазине «Лукошко» кассир ушел в отпуск на 14 дней, из которых 10 являются рабочими. На время его отсутствия на его место наняли совместителя. Оклад по совмещаемой должности составляет 15 120 рублей.
Узнаем, сколько совместитель зарабатывает за день: 15 120 рублей × 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 рублей.
Сумма заработка за 10 рабочих дней составила: 10 дней × 420 рублей = 4200 рублей.
Из этой суммы нужно вычесть НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13% и заплатить налоги в фонды, которые составляют 30%.
Если у вас возникли вопросы по вопросам совмещения работы, вы всегда можете обратиться к экспертам КонсультантПлюс для более подробной информации и консультаций.