Данная статья представляет образец и правила оформления служебной записки. Вам будет показано, как правильно написать служебную записку, чтобы она была понятна и эффективна.
Вы получите информацию о структуре и форматировании служебной записки, а также узнаете, как правильно использовать термины и изложить суть вопроса. Вам также будут представлены основные рекомендации по написанию и представлению служебных записок.
Служебная записка является важным инструментом деловой переписки. В ней кратко описываются основные события, факты или рекомендации по определенному вопросу, что позволяет передать информацию быстро и эффективно. Оформление служебной записки должно соответствовать определенным правилам, чтобы обеспечить ясность и понятность сообщения. В данной статье мы рассмотрим пример и основные правила написания служебной записки.
Зачем нужна служебная записка
Виды служебных записок:
- Аналитическая — содержит анализ текущей обстановки и сводку результатов;
- Докладная — передает информацию о результатах предыдущих мероприятий;
- Пояснительная — кратко или подробно описывает ситуацию внутри организации;
- Пояснительная — содержит пояснение причин возникновения ситуации;
- Финансовая — используется для запроса средств на решение проблемы.
Таким образом, служебная записка играет важную роль в подтверждении ознакомления работника с проблемой и перевозлагании ответственности за ее устранение на уполномоченные лица. Она способствует быстрому разрешению спорных ситуаций и может содержать список мероприятий по устранению проблемы.
Роль первичного документа
Некоторые служебные записки имеют важную роль в бухгалтерском учете организации. Они служат основанием для расходов, связанных с закупкой оборудования, рекламой, транспортом и другими нуждами предприятия. Поэтому их необходимо сохранять также долго, как и другие первичные документы.
Как составить служебную записку: примеры
В компаниях часто уже существует определенный порядок обращения с документами, который устанавливает правила оформления, регистрации и обработки служебных записок. Эти правила отражены во внутренних документах, с которыми знакомят сотрудников при приеме на работу. В общедоступной папке расположены бланки по основным темам, на основе которых составляются служебные записки. Некоторые бланки, возможно, уже содержат реквизиты для предварительного согласования. Однако, основной текст все равно придется написать самостоятельно. Служебные записки составляются от первого лица в единственном числе, используя формулировки «Прошу…», «Предлагаю…», «Сообщаю…».
Основной текст служебной записки состоит из двух частей, которые могут меняться местами:
- Четко сформулированная просьба или предложение по конкретному вопросу.
- Обстоятельства, факты, повод для написания записки.
Для написания основного содержания следует руководствоваться правилами деловой переписки, так чтобы получатель понял ваше сообщение.
Пример 1: О посещении выставки «ЭКСПО 2025»
Добрый день!
Хочу сообщить о своем намерении посетить выставку «ЭКСПО 2025», которая пройдет в ближайшие дни. Согласно информации отдела продаж, на этой выставке будет много потенциальных клиентов, с которыми мы могли бы установить деловые связи и обсудить возможное сотрудничество.
Доступ на выставку ограничен и требует оплаты. Поэтому, прошу разрешить мне посетить выставку в рабочее время и выделить средства на приобретение билета. Я готов произвести оплату после посещения.
Дата и время визита: [указать дату и время]
Буду признателен за ваше рассмотрение данного вопроса.
Отправитель:
[ФИО]
Пример 2: Годовое обучение для бухгалтера
Уважаемый [ФИО руководителя],
Позвольте обратить ваше внимание на очень важный вопрос. Наш бухгалтер, [ФИО бухгалтера], активно и успешно работает, однако, чтобы улучшить его профессиональные навыки и уровень квалификации, предлагаю организовать и оплатить его годовое обучение в рамках программы профессионального развития.
В нашем современном бизнесе очень важно быть в курсе последних изменений в области бухгалтерии. Поэтому я предлагаю бухгалтеру пройти специализированные вебинары и получить доступ к высококвалифицированным экспертам по бухгалтерии, используя Карту Школы.
Стоимость ежегодного обучения приблизительно [указать сумму], в которую входят возможность посещать вебинары и консультации у экспертов. Я уверен, что эти затраты будут оправданы продвижением по карьерной лестнице и результатами работы бухгалтера.
Прошу одобрить данную инициативу и предоставить средства для оплаты обучения.
Спасибо за ваше внимание.
С уважением,
[ФИО]
Кроме того, пожалуйста, обратите внимание на необходимость оповещения других заинтересованных лиц. Очень важно, чтобы непосредственный руководитель был осведомлен о действиях сотрудника и одобрял их. Предварительные согласования позволяют избежать лишних заморочек и обсуждений с директором.
Важно знать, что для получения запчастей со склада необходимо иметь информацию о их наличии и получить согласование от завсклада. Если нужных деталей нет на складе, кладовщик не будет согласовывать записку, и тогда придется написать служебку в отдел закупок.
Регистрация служебной записки зависит от внутреннего документооборота в организации. Регистрация обеспечивает сохранность документа и гарантирует его обработку.
Инструкция по оформлению служебной записки
Несмотря на то, что унифицированного образца для записки не существует, вопросы форматирования вполне стандартные. Важно придерживаться определенных правил, чтобы документ был понятным и информативным.
1. Адресат
В правой верхней части документа необходимо сначала указать адресата: должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника, которому он направляется. Затем точно так же нужно вписать информацию о сотруднике, который является автором записки.
2. Наименование и дата
В центре следует указать наименование документа, а также указать дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь также можно указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, от имени которого пишется записка. Однако это не обязательно.
3. Заголовок документа
Затем следует кратко озаглавить документ, то есть указать проблему, на которую он посвящен.
4. Описание сути проблемы
Вторая часть письма должна быть посвящена сути проблемы. Необходимо детально описать проблему с указанием должностных лиц, которые вовлечены в нее.
5. Предложение вариантов решения
Затем в письме следует предложить варианты решения возникшей проблемы. Они должны быть основаны на обоснованных аргументах и опыте автора письма.
Для чего составляется служебное письмо
Служебное письмо является важным документом внутрикорпоративного документооборота. Оно используется для своевременного информирования коллег и руководства о событиях, требующих внимания или принятия оперативных решений. В служебном письме может отражаться запрос определенной информации от одного отдела к другому, обращение одного отдела к другому для разъяснения информации, а также предложения, адресованные одним отделом сотруднику другого отдела.
Структура служебного письма
Структура служебной записки обладает характерными чертами. В ней содержится следующая информация: название организации, ФИО и должность автора и адресата записки, номер и дата составления документа, название «Служебная записка о…» основной текстовый раздел, где содержится передаваемая информация, и раздел с подписью автора и адресатов.
В основном текстовом разделе записки регистрируются события и факты, предшествующие необходимости составления записки, позиция автора по этим событиям и фактам, а также рекомендации или просьбы, адресованные получателю записки.
Особенности служебных записок
Служебная записка может быть отправлена как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в иерархии компании, так и между структурами и работниками, находящимися в подчинении друг друга. Это отличает служебную записку от докладной записки, которая, как правило, предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящему руководству фирмы.
Кроме служебных записок существуют также докладные записки, предназначенные для передачи информации о выполненной работе или каких-либо событиях.
Примеры служебных записок
Если вам нужны примеры служебных записок, вы можете скачать образцы, созданные нашими экспертами. Они помогут вам лучше понять структуру и особенности оформления таких документов. Кроме того, полезно ознакомиться с экспертным определением понятия служебной записки, которое вы найдете в специальной публикации нашего сервиса.
Служебные документы являются неотъемлемой частью бизнес-процессов организации и предназначены для обмена информацией между подразделениями и сотрудниками. Особое внимание следует уделить правильному оформлению записки, включая указание Ф.И.О. и должностей составителя и адресата, фиксацию событий с их оценкой и рекомендациями, а также заверению документа подписями.
Кто может составлять служебные записки
Составлять служебные записки могут все работники организации, которые столкнулись с какой-либо проблемой и желают проинформировать о ней кому-то из коллег. При этом адресатом может быть любой сотрудник, включая руководителя, начальника подразделения или обычного сотрудника. Однако следует помнить, что окончательное решение вопроса, изложенного в записке, принимается компетентным лицом, указанным в организационной структуре.
Служебная заметка — это эффективное средство коммуникации внутри организации. Она используется для оперативного обмена информацией, выражения своего мнения, запроса совета или помощи. Важно, чтобы служебная заметка была составлена грамотно и касалась только актуальных вопросов. Никаких специальных навыков или полномочий не требуется для ее написания, и она доступна для всех сотрудников предприятия.
Компетенция и получатели:
- Руководитель: Сотрудник может отправить служебную заметку руководителю предприятия, если вопрос не подпадает под компетенцию других сотрудников или требует его личного участия, принятия решения или ознакомления.
- Руководитель подразделения: При необходимости обратиться к конкретному подразделению, следует отправить записку его руководителю. Он имеет полномочия для принятия решений внутри своей сферы деятельности.
- Обычный сотрудник: Если вопрос требует участия или специальных знаний и навыков определенного сотрудника, служебную записку следует отправить ему.
Подготовка и представление записки:
При написании служебной записки стоит учесть следующие рекомендации:
- Краткость: Служебная записка должна быть лаконичной и содержать только самую важную информацию. Избегайте излишних подробностей и деталей.
- Ясность и четкость: Используйте простой и понятный язык, чтобы каждый сотрудник мог без труда понять суть записки.
- Структурированность: Для удобочитаемости и навигации записку следует разделить на абзацы с помощью заголовков или номеров.
- Правильное обращение: Важно указать полное имя и должность адресата, чтобы правильно адресовать записку.
- Уважительность: В записке следует сохранять уважительный и профессиональный тон общения, даже если она касается проблемы или разногласий.
- Документальное оформление: Необходимо указать дату написания и свои Ф.И.О., чтобы установить авторство записки. Также важно сохранить записку в архиве предприятия.
Составление служебной записки является важным навыком для каждого сотрудника. Она помогает эффективно решать проблемы и обеспечивает прозрачность и открытость внутри организации.
Кто имеет возможность составить служебную записку?
Любой сотрудник организации может написать служебную записку, если у него есть что передать коллеге или целому отделу. Если сообщение затрагивает деятельность третьих лиц в коллективе, то СЗ согласуют с ними, и они тоже становятся получателями документа.
Наша производственная компания успешно выполнена нестандартный заказ, изготовила крупногабаритный механизм, который необходимо доставить клиенту. Однако у нас нет собственных машин для этого. В связи с этим, менеджер обратился к отделу снабжения с просьбой оформить доставку данного груза с помощью транспортной компании. Кто должен согласовать данную служебную записку? Завскладом должен заранее подготовить погрузчик, а начальник службы безопасности должен разрешить чужой машине въехать на территорию предприятия.
Основные причины для написания служебной записки:
- Необходимо сделать запрос. Автор хочет попросить оказать определенную услугу, предоставить информацию или распорядиться материалами.
- Есть необходимость оформить заявление. Автор может подать заявку на предоставление отпуска, совмещение должностей или смену рабочего места.
- Нужно передать уведомление. Автор должен сообщить о своем приходе или уходе, об изменении рабочего графика или о других важных событиях.
- Имеется предложение. Автор хочет внести определенные изменения в работу организации или предложить новые идеи и инициативы.
Советы по написанию служебной записки:
- Важно соблюдать формальные требования к оформлению.
- Необходимо указать дату и номер служебной записки.
- Важно указать получателя и подпись автора.
- Необходимо определить суть сообщения и форму организации.
- Важно выразить свою просьбу, предложение, заявление или уведомление.
- Объясните причины и основания для отправки сообщения.
- Предложите варианты решения данного вопроса.
- Укажите сроки выполнения и контактные данные для связи с вами.
- Подпишите и проверьте служебную записку.
Какие правила нужно соблюдать при оформлении служебной записки
Правила написания записок регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Внутренние документы обычно не требуют использования фирменного бланка, но при желании можно разработать бланк для служебной записки с логотипом компании.
- Укажите адресата: ФИО, должность, подразделение и название компании.
- Укажите дату и номер: если такое указание предусмотрено в правилах документооборота.
- Укажите вид документа.
- Заголовок документа. Заголовок помогает упорядочить рабочие записки в соответствии с сроками их хранения: приглашение на событие сохраняется на протяжении года, а информация о выплате дополнительных суточных – на протяжении пяти лет.
Основное содержание документа: Обратите внимание: чем более точно сформулирована просьба, тем более точный будет результат.
Место для подписи, ФИО и должности автора записки: Подпись может быть электронной.
Место для согласования: должность и ФИО лица, согласующего рабочую записку, – в случае необходимости согласования.
Рабочая записка может быть написана даже от руки четким почерком, если это допускается установленным в организации порядком документооборота. Такие варианты встречаются на предприятиях, где мастера могут от руки составить чертеж механизма с предложением его улучшить или сообщением о неисправности.
Основные понятия и требования к каждой служебной записке
При составлении служебной записки следует учесть следующие моменты:
- Точные числа, например, размер заработной платы, премии
- Даты, например, дата направления сотрудника в командировку
- Перечень оснований для принятых мер, указанных в записке
- Перечень материальных объектов, содержащихся в обращении отправителя
- Данные о всех лицах, встречающихся в записке
Структура служебной записки
Служебная записка начинается с «шапки», которая включает данные о лицах, участвующих в коммуникации, и наименование организации. Затем следует основная часть, в которой приводится информация о просьбе, предлагаемых мерах или других существенных деталях, необходимых для понимания сути документа. В конце следует указать дату, подпись отправителя и ее расшифровку.
Электронная и письменная формаВ настоящее время все чаще используется электронная форма отправки служебных записок через электронную почту. Однако классическим вариантом является написание на бумаге, которое добавляет большую официальность и формальность документу.
Цель и авторы записок
Служебные записки могут быть направлены сотрудниками различного уровня для внутреннего общения в компании. Руководитель отдела может составить записку, просить о чем-либо или представить отчет генеральному директору. Рядовые сотрудники также могут составить записку, которая будет считаться докладной.
Успешное рассмотрение и удовлетворение просьбы отправителя зависит от правильного оформления служебной записки. Чтобы гарантировать понимание и ясность информации, необходимо указывать все официальные данные, но делать это кратко и ясно.
Источник: Итоги
Пример оформления служебной записки
Уважаемый (Уважаемая) [Указание на должность, структурное подразделение и ФИО адресата],
В данном образце записка выполнена на фирменном бланке, на котором указано официальное название организации. Дата создания документа и номер присвоены в соответствии с внутренними правилами.
Вид документа: Служебная записка
Заголовок к сообщению: [Заголовок, который ясно указывает на тему]
Основной текст документа: объяснение причин обращения, просьба и условия выполнения задания, название конкретного оборудования, материалы, которые должны быть использованы, и порядок действий.
Перечень приложений: [Указание на приложения к служебной записке, если они имеются]
С уважением,
[Подпись автора]
Определение служебной записки
Служебная записка — это документ, не включенный в Общероссийский классификатор управленческой документации в качестве единого стандарта, но обладающий характеристиками документа и выполняющий ряд функций. Служебные записки могут быть представлены как в печатной, так и в электронной форме.
Содержание и структура служебной записки
У служебной записки есть свои реквизиты, а также законченное сообщение, содержащее информацию и указания.
Реквизиты служебной записки
Реквизиты служебной записки, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, обозначаются определенными параметрами.
Сроки хранения
Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 №236, служебную записку необходимо сохранять в течение от одного до пяти лет, в зависимости от ее тематики.
Правила оформления служебной записки
Правила оформления, регистрации, перемещения внутри предприятия и хранения служебной записки устанавливаются принятым порядком действующего документооборота в организации. Великая важность и надобность придерживаться этих правил для удобства труда и аккуратности оформления актов.
Функции служебной записки
Служебная записка выполняет много различных функций и используется в многих разных случаях внутри организации:
1. Приглошение на собрание
Служебная записка имеет возможность быть использована для хорошего приглошения сотрудников на собрания внутри компании или ее пределах. Например, она может быть отправлена для участия в планерке, где речь идет о реализации нового продукта или областной выставке.
2. Сопровождение другими актами
Сообщение служебного характера может прилагаться к другим документам, например, справкам из одного отдела в другой. Оно помогает передать необходимую информацию и упростить коммуникацию между отделами.
3. Обмен идеями
Сообщение служебного характера может быть использовано для обмена идеями между отделами. Оно позволяет делиться новыми идеями, предлагать изменения и предлагать рациональные предложения.
4. Предупреждение о рисках
Сообщение служебного характера может быть использовано для предупреждения о возможных рисках или проблемах. Оно помогает привлечь внимание коллег или руководства к определенным вопросам и принять соответствующие меры.
5. Запрос дополнительных сведений
Служебная записка может использоваться для запроса дополнительной информации или уточнения данных, помогая принять решение или выполнить задачу.
6. Инструктирование
Служебную записку можно использовать для инструктирования сотрудников. Например, отдел маркетинга может попросить менеджеров отдела продаж собирать определенную информацию при звонке клиентам и объяснить, как правильно заполнять таблицы.
Важно отметить, что служебная записка не является эквивалентом докладной, объяснительной или пояснительной записки. У нее есть свои особенности и функции, которые делают ее важным инструментом внутренней коммуникации и документооборота в организации.
Основные правила написания служебной записки
Во-первых, в записке всегда должна быть определенная информация, такая как:
- Наименование предприятия;
- Дата составления заметки;
- Информация о сотруднике, который ее пишет;
- Должностное лицо, которому она направляется.
Кроме того, в заметке следует ясно указать конкретную проблему и предложенные пути ее решения. Это поможет получателю документа быстро разобраться в ситуации и принять необходимые меры.
Если заметку пишет обычный сотрудник, рекомендуется заверить ее подписью руководителя подразделения. Такая подпись подтверждает, что руководитель ознакомлен с проблемой и согласен с предложенными вариантами ее решения.
После написания заметку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов. Это позволит отследить ее движение и не потерять в потоке документооборота.