Определяем, какие бумаги подтверждают пребывание и расходы на проживание в командировке, если затраты на жилье не возмещаются, и что предпринять в случае отсутствия подтверждающих документов.

Что говорит закон

Согласно законодательству, работодатель, будь то компания, организация или индивидуальный предприниматель, обязан выплатить сотруднику все затраты, которые связаны с арендой жилого помещения во время его командировок внутри России и за рубежом. Это предусмотрено в статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации и пунктах 11, 14 и 21 Положения о командировках №749.

Перед отправкой сотрудника в командировку ему выдают предоплату для покрытия расходов. Сумму расходов на проживание и другие командировочные издержки определяют в соответствии с нормативами, установленными в коллективном договоре, внутренними правилами или законодательством на федеральном или муниципальном уровне.

Некоторые предприятия могут опираться на сумму, которая не подлежит налогообложению по пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ: 700 рублей в день на проживание в командировке по территории Российской Федерации и 2500 рублей в день за границей. Однако это не является нормативами расходов, а лишь частью, которая не облагается налогом. На деле компании имеют право тратить на проживание и значительно большие суммы.

В постановлениях правительства РФ, нормативных актах регионов и органов местного самоуправления установлены различные стандарты расходов, которые применяются к государственным служащим, сотрудникам бюджетных учреждений и внебюджетным фондам. Например, для федеральных гражданских служащих имеются ограничения в отношении размера помещения: руководители могут возмещать стоимость проживания в двухкомнатном номере, в то время как другим служащим предоставляется возмещение за однокомнатный номер.

После возвращения из командировки сотрудник обязан представить отчет о расходах в течение трех дней. Если он потратил меньше суммы аванса, то неиспользованный аванс должен быть возвращен. В случае, если фактические расходы на командировку превысили выданный аванс и эти расходы были обоснованы, разница должна быть возмещена сотруднику. Однако, если расходы не подтверждены соответствующими документами, работодатель имеет право удержать их сумму из зарплаты сотрудника, отправленного в командировку.

Если у работника возникает необходимость остаться в гостинице во время однодневной командировки, например, если у него нет места для проведения времени до вылета, он имеет право на это в соответствии с Положением о командировках № 749. Однако, для получения компенсации за эти затраты необходимо согласование с работодателем, согласно статье 168 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Когда расходы на жильё не компенсируют

Если сотрудник находится в служебной командировке, работодатель не обязан оплачивать расходы на его проживание.

Сотруднику предоставили возможность бесплатного проживания, например, его разместили в специальной служебной квартире, предоставленной стороной, которая его принимает, или работодателем.
В случае заболевания сотрудника во время командировки и его госпитализации, компания не возмещает расходы на проживание в больнице. Поэтому, перед поступлением в стационар, командированный сотрудник обязан освободить отель или апартаменты.
На малых предприятиях случается так, что работник не смог предоставить документы, подтверждающие его место проживания, а в коллективном договоре или внутреннем документе работодателя не указаны правила и размеры возмещения не подтвержденных расходов во время командировки. В данной ситуации, работодатель может компенсировать эти расходы только по своей инициативе.

Окромя того, руководитель организации не должен возмещать дополнительные издержки сотрудника на услуги в отеле: квитанции из бара, ресторана, спа-центра. И это сформулировано в пункте 12 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации. В отношении завтрака в гостинице, сотруднику выделяют дневные выплаты на питание, поэтому присылать в отдел бухгалтерии квитанции за завтраки необязательно — их не оплатят.

Какими документами подтвердить проживание в гостинице

Кодекс налогов Российской Федерации не содержит окончательного перечня бумаг, которыми можно установить расходы на проживание во время командировки. Это также относится к проживанию в отеле. Чтобы считать затраты обоснованными с экономической точки зрения, документы должны иметь возможность идентифицировать их как расходы, связанные с командировкой. В них должно быть ясно указано, кто и когда проживал в отеле, какая сумма была оплачена за проживание и дополнительные услуги.

Давайте назовем документы, которые подтверждают наше проживание в гостинице.

Основой для оказания услуг отеля является заключение письменного соглашения. Согласно пункту 13 Правил, которые регулируют предоставление услуг гостиницами, этот договор обязан содержать определенную информацию:

информация о правовом статусе владельца отеля,
ФИО и паспортные данные пользователя
тип проживания, расположение, контактная информация
стоимость и численность комнат,
время, проведенное в отеле,
Момент прибытия и момент отъезда.

Советуем прочитать: Постановка на учет автомобиля в бухгалтерском учете

Однако, чаще всего люди осуществляют бронирование гостиницы через интернет, и в таких случаях нет необходимости составлять письменный договор. Обычно на сайте отеля или сервиса бронирования жилья представлена публичная оферта, которая содержит информацию о условиях бронирования. Оплата номера и принятие условий оферты эквивалентны заключению письменного договора согласно пункту 15 Правил. В таком случае в качестве документов, подтверждающих бронирование и оплату, выдается ваучер на проживание и чек об оплате. В ваучере содержатся данные о гостинице (адрес и название), информация о госте, даты проживания и сумма оплаты.

После осуществления платежа за предоставленные услуги, объект размещения имеет обязанность передать гостю кассовый чек или, в случае, если владелец является индивидуальным предпринимателем, бланк строгой отчетности. Если проживание было оплачено на официальном сайте гостиницы или через сервис онлайн-бронирования, пользователь получает электронную копию чека на свой адрес электронной почты. Для правильного составления авансового отчета, необходимо распечатать данный чек и приложить его.

Документ, подтверждающий выполнение работ или оказание услуг. В случае, если работодатель заключает сделку на бронирование жилья через турфирму или другого посредника, подтверждение затрат на проживание может быть представлено в виде акта выполненных работ или оказания услуг, отчета о выполненной работе. Для дополнительной информации обратитесь к письмам Министерства финансов от 26.09.2019 №03-03-06/1/74132 и от 20.09.2019 №03-03-06/1/72532.

Если акт выполненных работ содержит информацию о сумме и конкретной услуге, такой как «Оплата проживания ФИО в отеле Название за период «, его можно учесть.

Для того чтобы получить нужные отчётные документы для бухгалтерии при бронировании отеля на сайте Туту, рекомендуется использовать фильтр «Еду в командировку». Этот фильтр позволит автоматически получить все необходимые документы, которые можно будет скачать либо из письма-подтверждения, либо из личного кабинета.

Что делать при отсутствии подтверждающих документов

В процессе анализа авансового отчёта бухгалтеру необходимо проверить, находился ли работник реально в командировке. Это важно для правильного расчёта суточных и оплаты труда за это период. Фактическое время пребывания в командировке можно определить по проездным документам, таким как билеты и чеки. Однако, в случае их потери или отсутствия, пункт 7 Положения о командировках №749 допускает использование подтверждения проживания, которое можно увидеть в таблице.

Проверка реального срока исполнения служебной миссии.

Отчетные документы за проживание в гостинице

По возвращении из рабочей поездки требуется представить сотрудникам документы, подтверждающие пребывание в гостинице во время командировки. Они играют важную роль в обосновании расходов на проживание в отеле при составлении авансового отчета.

В этой публикации мы рассмотрим, какие отчетные документы необходимо предоставить и как их правильно оформить.

Общие положения по ТК РФ

Согласно законодательству, сотрудник, отправляемый в командировку, имеет право на компенсацию расходов на проживание в гостинице или арендованной квартире. Размер возмещения и перечень документов, подтверждающих пребывание в отеле, устанавливается работодателем. Эти условия должны быть прописаны во внутренних правилах компании.

Оценка налога на прибыль будет производиться в соответствии с презентованными документами, так как они включают в себя расходы на командировку. Поэтому весьма значимо, чтобы представленные документы точно отражали профессиональный характер расходов.

Финансирование проживания в некоммерческой организации обеспечивается посредством государственных нормативных актов, поскольку средства выделяются из федерального бюджета. Кроме того, имеются ограничения на стоимость проживания в отеле, которая не должна превышать 2000-3500 рублей.

Если работник, находясь в командировке, имеет возможность ежедневно возвращаться в свой дом, то в таком случае стоимость проживания в отеле не компенсируется.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

По возврату из деловой поездки сотрудник должен предоставить отделу финансовой отчётности счёт об проживании в отеле. Работодатель может возместить затраты после командировки или предоставить средства заранее на поездку.

Возможные перефразировки:1. Все расходы, произведенные в гостинице, требуют подтверждения чеком или иным документом, удостоверяющим затраты. В этом документе должны быть указаны данные о проживании стороннего лица в отеле, даты заселения и выезда, информация о гостинице, полное имя командированного и стоимость размещения. Необходимо, чтобы на документе были проставлены печать и подпись.2. Любые расходы, сделанные в гостинице, должны быть документально подтверждены чеком или другим отчетным бланком. Отчет должен содержать информацию о проживании, датах заезда и выезда, данные отеля, ФИО командированного и стоимость проживания. На бланке обязательно должны быть размещены печать и подпись.3. Для всех затрат, произведенных в гостинице, необходимо иметь чек или другой документ, подтверждающий факт расходования средств. В этом документе следует указать информацию о проживании в отеле, датах заселения и выезда, реквизиты отеля, полное имя командированного и стоимость аренды номера. На бланке обязательно должны быть присутствовать печать и подпись.

Советуем прочитать: Статья Уголовного кодекса РФ о сепаратизме: наказание и последствия

Можно предложить различные дополнительные услуги, такие как посещение ресторанов, баров и оздоровительных комплексов. Сотрудник может воспользоваться этими услугами за свой счет, и работодатель не несет обязательства возмещать подобные расходы.

Предварительно следует обсудить с руководством возможные способы оплаты проживания в гостинице во время командировки, включая наличные и безналичные расчеты.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке в 2022 году

После возвращения из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить авансовый отчет, в котором должны быть указаны все расходы, а также приложить счет от гостиницы. Важно, чтобы бланк был заполнен правильно и содержал всю необходимую информацию.

Полное официальное наименование гостиницы;
Название записи;
Адрес;
Печать;
Совокупность письменных материалов;
Шестизначный идентификатор;
Налоговые идентификационные номера, Коды причин постановки на учет и прочая информация.

Согласно законодательству, для признания документа официальным необходимо использовать отчетный бланк, изготовленный в типографии или распечатанный через автоматизированные системы с соблюдением требований закона. Документ, распечатанный из обычного листа бумаги, не будет принят в качестве официального.

Если сотрудник не предоставил отчетные документы

Если у работника отсутствуют документы о проживании, работодатель может запросить информацию у отеля. В свою очередь, гостиничная организация обязана предоставить справку о проживании с указанием срока пребывания. Хотя эта справка не обладает такой же юридической силой, как отчетный бланк для налоговой инспекции, она все равно рассматривается как опосредованное подтверждение затрат и может служить основанием при расчетах.

Справка о проживании в отеле: все, что вам нужно знать

Справочная

В отеле получить у гостя информацию о номере паспорта, контактном телефоне и электронной почте — это обычное требование. Однако наличие законодательных ограничений в отношении этих данных делает необходимым правильное сбор и хранение всех записей. Руководствуясь нашей инструкцией, вы сможете узнать, как правильно обращаться с личными данными гостей, чтобы не нарушить закон, а также как Контур.Отель может помочь вам в этом.

Определение репутации отеля напрямую связано с тем, как персонал разрешает конфликты с гостями. Умелое и быстрое разрешение проблем может положительно сказаться на общем представлении о бизнесе. Однако, в идеале, необходимо предотвращать возникновение инцидентов с постояльцами. В данной статье мы расскажем о том, каким образом можно достичь такой цели.

В наше время, когда все больше и больше людей пользуются пластиковыми картами и совершают мгновенные переводы, очень редко можно встретить отель, который принимает только наличные деньги. В настоящее время, с учетом современных тенденций, объекты размещения обязаны обеспечить возможность оплаты с помощью эквайринга. Введение такой системы необходимо не только для удобства клиентов, но и для автоматизации рутиных процессов, связанных с приемом платежей. Если вы еще не знакомы с термином «эквайринг» и не осознаете все его преимущества для отельного бизнеса, мы приглашаем вас прочитать подробности в нашей статье.

В мире существует больше порядочных людей, нежели мошенников. Тем не менее, именно мошенники приносят массу хлопот и проблем. В то время, как владелец отеля задумывается над улучшением сервиса и созданием новых рабочих мест, некто нечестный разрабатывает план, как обогатиться за чужой счет. У нас собраны самые распространенные виды мошенничества, с которыми сталкиваются владельцы отелей, и методы, чтобы избежать обмана и финансовых потерь.

Увеличивайте объемы продаж, достигайте новых высот и становитесь сильнее! Вот как можно было бы сформулировать слоган отеля продаж в любом гостиничном заведении. Но как это сделать? В какую сферу стоит вложиться — в социальные сети или турагентств? С нашим путеводителем отель сможет сэкономить время и усилия на продажах, получая максимальные результаты. Мы рассказываем о шести основных каналах продаж гостиничных услуг и их особенностях, а также о простом способе управления ими через Контур.Отель.

С начала августа 2025 года иностранные граждане из 55 стран получили возможность посещать Россию посредством электронной визы. Это, безусловно, упрощает процедуры визового оформления для путешественников, но какие изменения это вносит в работу отелей? Мы расскажем о том, как теперь осуществлять регистрацию гостей с электронными визами в Международной системе ведения гостевых данных и как Контур.Отель может помочь в этом процессе.

Советуем прочитать: Как узнать номер очереди в детский сад

Отель является более затратным при привлечении новых гостей, по сравнению с удержанием имеющихся. Для того чтобы мотивировать постояльцев возвращаться снова и снова, необходима эффективная программа лояльности. В данном случае Контур.Отель может быть полезным инструментом для разработки системы мотивации. Мы предлагаем несколько идей, как оптимизировать этот процесс и повысить привлекательность отеля.

Разделить и преуспеть! Это ценное правило, записанное в каждой книге по маркетингу. Но как оно выглядит на практике? Мы исследуем, как отель может классифицировать свое аудиторию, какую информацию ему нужно узнать о своих посетителях – и как Контур.Отель может помочь в более эффективной работе с клиентами.

Каждый хозяин гостиницы мечтает о полной загрузке своего заведения на 100 процентов. И даже больше! Овербукинг обычно не рассматривается, пока не произойдет. Однако он несет значительные риски для репутации: маловероятно, что гость захочет вернуться в отель, где он столкнулся с проблемой переполнения. Рассмотрим, почему такие ситуации возникают, как их предотвратить и как «шахматка» Контур.Отеля может помочь в этом.

Сложности, связанные с бухучетом, следует предотвратить, а не затем мучительно разрешать. Управление финансами в отеле имеет свои особенности, начиная от совмещения различных видов деятельности и заканчивая зависимостью от сезонности. Разберемся, какие детали важно знать бухгалтеру в отеле и как помощь может быть оказана Контур.Отель. Как всегда, приведем примеры к каждому совету.

Все студенты-иностранцы, посетившие Россию, должны быть зарегистрированы по адресу, где они фактически проживаю. Часто иностранные студенты предпочитают жить в общежитиях своих университетов, и в таком случае учебное заведение выполняет роль принимающей стороны. Однако, что делать, если иностранный гражданин, приехавший для обучения, решает остановиться в гостинице, хостеле или апартаментах? Давайте разберемся, какие особенности включает в себя процесс регистрации студента на миграционном учете, какие документы необходимы для этого и как поможет в этом Контур.Отель.

Гостиницы часто нанимают иностранных граждан в качестве сотрудников. Рассмотрим, как правильно осуществить этот процесс и какие письменные документы необходимо получить от иностранца, а также как составить уведомление о приеме иностранного работника и какие санкции могут быть применены в случае нарушения установленных правил.

Высокий сезон может стать настоящим испытанием, если он настигнет вас внезапно. Зачем не готовиться заранее к наплыву посетителей? Вот самое время автоматизировать большую часть забот с помощью Контур.Отеля. В нашем чек-листе вы узнаете, как оставить незабываемое впечатление у гостей от их пребывания и обслуживания.

При найме иностранного гражданина в отель необходимо своевременно сообщить об этом МВД. Такие сведения должны быть предоставлены как при заключении трудового договора, так и при его расторжении. Важно соблюдать данное требование, чтобы избежать негативных последствий. Ниже представлен пример правильного заполнения уведомления МВД.

Граждане России, зарегистрированные в одной из гостиниц Российской Федерации и планирующие пребывание продолжительностью менее 90 дней, освобождены от необходимости регистрации. Однако приезжающие из других регионов обязаны быть зарегистрированными в течение 24 часов. В случае пребывания иностранного гражданина в гостинице, ему необходимо пройти миграционную регистрацию в течение одного рабочего дня, независимо от того, имеется ли у него уже регистрация в другом месте. Мы хотели бы подробнее рассказать о правилах регистрации гостей.