Официальные записки, образцы которых могут запросить как работодатели, так и сотрудники, содержат несколько уникальных аспектов. Посмотрите, как заполнять образцы служебных записок.
Для чего составляется служебная записка
Служебная записка — это документ, используемый для информирования коллег или инструктирования сотрудников конкретного подразделения о событиях, требующих внимания или утверждения решения конкретного сотрудника. Служебные записки могут указывать на следующее
Кроме того, компания может составлять отчет о деталях его использования вместе с официальными записями.
Записки могут использоваться в документообороте, например, между командами и сотрудниками одного уровня в системе управления компанией, а также между организацией и подчиненными сотрудниками. В этом случае служебная записка отличается, например, от отчета, который обычно предоставляется нижестоящим отделом вышестоящему отделу или руководству компании.
Конкретное определение служебной записки можно прочитать в специальных документах, доступных в системе КонсультантПлюс. Бесплатная пробная версия.
Правила составления служебной записки
При создании системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить один шаблон для заявлений о премировании.
Трудовой кодекс учитывает право работодателя вводить дополнительные меры поощрения работников (ст. 191 ТК РФ). Премии вполне могут служить средством мотивации. Размер и периодичность выплат должны определяться внутренними положениями компании.
Если политика компании предусматривает индивидуальные льготы для сотрудников, то они могут получать внеплановые разовые выплаты. В этом случае, а также при начислении регулярных выплат составляется служебная записка о премировании сотрудников (пример приведен в конце статьи). В документе должны быть отражены основные условия, на которых основывается выплата премии.
Служебная записка должна содержать следующую информацию
Руководитель отдела готовит служебную записку в произвольной форме. Если в компании есть шаблон, утвержденный локальным актом, представитель работников должен использовать его. Если шаблон не предусмотрен внутренними документами компании, руководитель отдела должен подготовить меморандум на добровольной основе.
Основное требование — в бланк должна быть включена вся необходимая информация, в том числе причина поощрения. Записки могут быть написаны от руки или распечатаны на чистом листе бумаги формата А4.
В частности, для наших читателей наши специалисты подготовили памятку о премировании сотрудников бухгалтерии в качестве актуального примера на текущий год.
Служебная записка: зачем и как её составлять
Служебные записки составляются и рассылаются практически в каждой организации. Однако четкого правового регулирования того, зачем и как нужно составлять такие документы, не существует. Давайте разберемся, когда, кому и как можно составлять служебные записки.
6 минут полезного чтения
Служебная записка — что это
Во-первых, это способ для сотрудников информировать руководителей о важных вопросах в рамках производства и рабочих процессов. Служебные записки используются как в крупных, так и в небольших компаниях. Это официальный документ, имеющий свою юридическую силу в рамках конкретной компании, но законом этот вид документа никак не регламентируется. Более того, не обязательно, чтобы сотрудники писали служебную записку, и не обязательно, чтобы работодатель принимал ее и принимал меры. Однако местные правила делового оборота обычно подразумевают именно это.
При каких обстоятельствах люди обычно пишут служебные записки?
Основания для составления отчетности и критерии ее составления определяются каждой компанией индивидуально. Выше приведены лишь общие примеры, но возможны и другие вариации. То же самое относится и к общей форме. Если работодатель хочет, чтобы счет-фактура был подготовлен и внесен в журнал строго по правилам документооборота, в противном случае вместо PDF-версии он отправляется курьеру. Все зависит от лояльности системы к компании и, возможно, ее размера.
Как лучше оформить служебную записку
Поскольку закон не требует единого формата для таких документов, их можно создавать автономно и внедрять один раз, если это необходимо. Другой вариант — создать основу для ГОСТа, регламентирующего внедрение документа. Однако вы также можете решить сделать это самостоятельно.
Если у вашей компании еще нет бизнес-формата, мы собрали несколько рекомендаций, которые помогут вам создать структурный шаблон.
Пишите от руки или строго на бумаге. Также попросите других заранее подтвердить свою квалификацию, чтобы в будущем соблюдался порядок и все официальные меморандумы были оформлены в виде артели. Директора оставляют за собой право не принимать официальные меморандумы, если они составлены не в соответствии с уставом компании, и попросить сотрудника переписать их.
Служебка написана. Что дальше?
Как поступать с официальными записками: подписываться или не подписываться, отвечать или не отвечать? Это решать только вам. Конечно, если служебная записка будет принята компанией, кто-то еще должен будет принять ее к сведению и ответить на нее. Однако закон не обязывает вас отвечать на эти запросы или предпринимать шаги по их выполнению.
Рассмотрим простую ситуацию. Вы получаете записку от менеджера по персоналу с просьбой приобрести дополнительный принтер, поскольку у вас недостаточно офисной техники. Вы можете выполнить просьбу, дать официальный ответ, объясняющий, почему это невозможно в данный момент, или вообще проигнорировать документ. Это вполне законно. Другой вопрос, как это повлияет на отношение к вам подчиненных.
Также стоит установить высокие требования к этому на всех уровнях, если служебные записки являются основным направлением в вашем коллективе, к ним предъявляются определенные требования и этот метод используется для коммуникации между руководством и отделами. Это означает включение служебных записок в повестку дня, установление сроков ответов на них и предоставление обратной связи, какой бы она ни была. Это не прописано в законе, но это справедливо.
Какова процедура работы с служебными записками?
Почему служебная записка — это правильно?
Многие считают, что петиции не нужно подавать в письменном виде, так как они являются правом, а не обязанностью. Зачем создавать бумажную волокиту и лишние сложности, если большинство вопросов, поднятых в записке, можно решить в разговоре, с помощью мессенджера или электронной почты? Тем не менее, остается ряд убедительных аргументов в пользу того, чтобы женщины шли служить в вооруженные силы.
Если вам нужно доказать что-то суду или регулятору, без документа ничего не получится, потому что его формулировку нельзя применить к делу. В этом случае памятки одинаково полезны как для сотрудников, так и для руководителей, но обстоятельства и различия у них разные.
Записки также полезны, если вы работаете над очень крупным проектом в течение длительного времени. Они позволяют впоследствии восстановить хронологию действий, вспомнить, какие этапы и трудности были связаны с ними, найти документы, вспомнить участников и ответственных лиц и т. д.
И вообще, настольные заметки необходимы для учета и управления рабочим процессом. Кроме того, все, что составлено официально, имеет юридическую силу, и компания может использовать это в своих целях или для решения сложных случаев. Допустим, водителю нужно доказать, что приборы в его автомобиле неисправны и поэтому неверно показывают расход топлива. Он составляет служебную записку, подтверждающую это, и документация сработает в пользу сотрудника, когда бухгалтерия или руководство позже зададут ему вопрос о расходах на топливо.
В целом служебные записки можно использовать для решения проблем или запуска процессов практически в любой производственной ситуации. Это формат, в котором можно свободно высказывать предложения и жалобы. Это возможность начать диалог, пусть даже косвенный, с руководством и подчиненными. Его роль в организации очевидна, и, вероятно, не стоит отказываться от этого документа в пользу технического процесса. По крайней мере, в некоторых случаях он может оказаться необходимым и решающим.
Вам понравилась эта статья? Поделитесь ею с друзьями в своих социальных сетях! Кнопка перепубликации находится в заголовке статьи ⏫.