Перед проведением совещания, участникам предоставляются необходимые материалы для подготовки и принятия решений. Эти материалы могут включать информационные записки, предварительные версии различных документов (планов, договоров, бюджетов и т.д.), которые будут обсуждаться и утверждены на совещании. Все участники совещания получают информацию о дате, времени и месте проведения, а также о том, кто является инициатором и организатором мероприятия. Контактное лицо, ответственное за организацию, доступно для ответов на организационные вопросы, такие как маршрут, заказ пропуска и парковка автомобиля. Вопросы по содержанию материалов должны быть заданы указанным в материалах контактным лицам. В разных материалах могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Место и время совещания: 01 октября 2010 года с 12:30 до 13:30 в переговорной N34 центрального офиса.

Стартовая фраза: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна выступила инициатором.

Человек, ответственный за проведение встречи: Ассистент главного руководителя Ерофеев Григорий Анатольевич (электронная почта: gaer@test.ru, внутренний телефон: 07703).

Перечень участников

Ольга Васильевна Свистунова выступает в роли генерального директора.
Сергей Семенович Иванов, человек, занимающий пост начальника службы безопасности, имеющий электронную почту ssiv@test.ru и внутренний телефон 02345.
Анатолий Ерохин (руководитель отдела IT) (aaer@test.ru, вн. тел. 02455)
Геннадий Петрович Трифонов занимает должность начальника финансового департамента. Его контактный email — gptr@test.ru, внутренний телефон — 01003.

Ерофеев Григорий Анатольевич является помощником генерального директора и занимает должность секретаря собрания.

Внутренний документ, составленный руководителем отдела безопасности, описывает основные принципы, которым следует придерживаться при создании электронных адресов для сотрудников.
Руководитель отдела информационных технологий делится своими планами по противодействию нежелательной почте.

Речь, произнесенная руководителем органа охраны безопасности

В компании были утверждены новые правила кодирования электронных адресов сотрудников, которые предусматривают использование инициалов и первых двух букв фамилии. Такой подход позволяет представителям третьих лиц легко определить e-mail адрес любого сотрудника. В результате, постоянно поступают несанкционированные письма с разнообразными коммерческими предложениями и ненужной информацией.

На презентации не возникло никаких вопросов от аудитории.

Выступление главы IT-отдела

Изменение имеющихся адресов невозможно, поскольку они известны важным партнерам и органам контроля. Поэтому предлагаю установить еще один почтовый ящик для активного общения сотрудников. Нужно разработать специальную кодировку, чтобы нельзя было идентифицировать адрес сотрудника по его ФИО. Необходимо настроить фильтры почты таким образом, чтобы письма на старые адреса проходили через строгую фильтрацию. А почту на новые адреса следует фильтровать более мягко. Когда возможно, стоит уведомлять контрагентов о изменении адресов. Эти задачи должны быть выполнены сотрудниками отдела информационных технологий.

Глава финансового отдела обратился к выступающему с вопросом о тщательной проработке расходов на реализацию предложенной информационно-технологической системы управления. Возможно, будет более эффективным поручить эти работы внешнему подрядчику (аутсорсинг).

Нет, вопрос не был изучен.

Мнение руководителя финансового отдела: Моё предложение — принять данное решение в следующей формулировке: мы поручаем отделу информационных технологий разработать план действий для исправления проблемы с электронными адресами и рассмотреть вопрос о затратах на реализацию этого плана, как с помощью наших сотрудников, так и с помощью услуг аутсорсинговых компаний. При этом выберем наиболее экономичный вариант.

Ответ: Нет никаких возражений по данному вопросу.

Решения, о которых было принято решение

Внести изменения в последовательность кодирования электронных адресов, сохраняя старые кодировки, однако настроить строгую фильтрацию для входящих сообщений на эти адреса.

Для достижения поставленной цели в области информационных технологий требуется разработать план действий в течение пяти рабочих дней. В течение следующих пяти рабочих дней необходимо определить затраты на выполнение работ самостоятельно и затраты на использование услуг сторонних компаний. Расчет затрат позволит определить метод выполнения работ. Работы должны быть выполнены самостоятельно или при помощи сторонних исполнителей в течение 15 рабочих дней. Контроль за реализацией предложенного решения полностью возлагается на начальника службы безопасности.

Решение было принято единогласно, при этом «за» проголосовали 4 человека, ни один человек не был против и никто не воздержался.

К сожалению, в статьях время от времени возникают неточности, однако мы стараемся их исправлять, дополнять и развивать уже существующие материалы, а также готовим новые публикации. Чтобы всегда быть в курсе обновлений, рекомендуем подписаться на нашу рассылку новостей.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы или будут непонятные моменты, не стесняйтесь задать их! Здесь вы можете задать свои вопросы и принять участие в обсуждении данной статьи.

Каким образом следует выразить свою внешность на рабочем месте? Какая одежда будет подходящей, соответствующей требованиям офиса? Гардероб для успеха. Как добиться того, чтобы вас уважали и дружили с вами в офисе, выглядя соответственно.

Советуем прочитать: Перечень онлайн арбитражных судов для проведения заседаний

Подготовка официальных и деловых документов — важный навык. В этой статье представлен образец и шаблон, который поможет вам правильно оформить такие документы. Написание официальных текстов имеет свои особенности, и мы рассмотрим их подробнее. Вы также найдете примеры формальных текстов, которые помогут вам лучше понять, как составлять такие документы.

Как следует вести себя в рабочем офисе? Как следовать официальному этикету и соблюдать правила? Чтобы быть любимым, уважаемым и продвигаться по службе, как правильно вести себя на работе?

Заметка, в которой я поясняю причину своего опоздания на работу. Данная примерная заметка была написана мной ранее и адресована моему начальнику.

В чем разница между деловым форматом текста и ораторской речью? Отличающиеся понятия в использовании формальной лексики. Особенности делового стиля текста. Индивидуальные характеристики формальной лексики. Стиль государственной переписки.

Приказ, решение, поручение и распоряжение — все они являются нормативными актами, которые устанавливают правила и указания для исполнения определенных задач. Образцы приказов, решений, поручений или распоряжений могут быть использованы в качестве основы для составления подобных документов. Важно помнить о необходимости включения детальных комментариев и пояснений к каждому пункту или положению, чтобы уточнить и объяснить цели и требования, предъявляемые в них.

Навыки управления, важные для эффективного и успешного руководителя. Компетенции руководителя, которые необходимы для достижения успеха и заслуженного уважения.

Протокол совещания

Протокол совещания является официальным документом, который фиксирует все принятые решения участниками в ходе обсуждения на встрече. В данной статье мы рассмотрим сущность совещания, его отличие от планерки, а также правила и порядок создания протокола.

Доступные для загрузки документы:

Совещание

Собрание сотрудников предприятия в официальной среде, на котором принимаются решения по важным вопросам, называется совещанием. Также можно использовать термин «планёрка». Однако, нужно отметить разницу между этими двумя понятиями. Планёрка обычно предполагает обсуждение текущих оперативных вопросов и может проводиться ежедневно или раз в неделю. Совещание же целиком посвящено более крупным вопросам, которые влияют на всю компанию и её будущее. Регулярность и порядок проведения заседаний определяются высшим руководством организации.

Каждое собрание определяет свой состав участников в зависимости от его темы. Обычно в него входят генеральный директор, его заместители и руководители структурных подразделений. На каждом совещании участники голосованием выбирают председателя, который будет осуществлять руководство мероприятием, открывать и закрывать его, а также задавать соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Встреча может быть запланированной или неожиданной. В первом случае у всех участников есть четкое расписание, которому они должны следовать. Возможно, кому-то придется даже приехать из другого города. Неожиданная встреча происходит, когда происходит событие, которое влияет на деятельность всей организации в целом. Например, это может быть объявление о ликвидации или реорганизации.

Протокол

Регламентация правоотношений, возникающих вокруг собраний персонала организации, не предусмотрена законодательством, поэтому нет обязательства составлять протокол. Однако чаще всего такой документ создается в случае, когда на повестке дня стоят важные вопросы, а принятые администрацией решения затрагивают большинство сотрудников компании. Вот некоторые примеры таких моментов:

постановление об упразднении филиала;
принятие решения об уменьшении количества работников или численности персонала;
определение новых условий внутреннего регламента или другого местного акта, установленного работодателем;
принятие решения о изменении направления развития всей компании в целом.

Секретарь несет на себе ответственность за составление протоколов в практике. Одной из основных обязанностей человека, занимающего эту должность, является ведение протоколов собраний учредителей и руководства компании.

В некоторых случаях возможна замена секретаря другим лицом. Это происходит, когда рассматриваемые вопросы требуют использования специализированных терминов. Секретарю не нужно разбираться в инженерии, экономике или юриспруденции, поэтому он может допустить ошибки при написании соответствующих слов. Необходимо найти специалиста, который хорошо разбирается в конкретной области. Например, при рассмотрении вопросов бизнес-стратегии мы обращаемся за помощью к экономисту, работающему в нашей компании.

Советуем прочитать: Восемь правил поиска пропавшего человека

Решения участников совещания

Необходимо отличать собрание администрации компании от собрания учредителей организации. Это две абсолютно разные структуры, и, следовательно, два отдельных документа. В случае с собранием учредителей все принятые решения будут обязательны для выполнения низшестоящими работниками. Например, генеральный директор организации, которая не обязательно включает в себя учредителей, будет осуществлять решение о ликвидации общества.

Встреча представляет собой скорее консультативное мероприятие, целью которого является определение стратегии деятельности и развития организации.

Форма документа

Как уже упоминалось ранее, законодательство не регулирует проведение совещаний в компаниях, будь то частные или государственные. Следовательно, закон не накладывает жестких требований на протоколы собраний и не требует использования стандартных бланков. Документ составляется в свободной форме, при этом протокол собрания учредителей общества принимается в качестве основы.

При письменном изложении официальных документов необходимо соблюдать определенные нормы делового этикета.

Использование формального языка, лишенного эмоциональной окраски, в составлении текста.
Соблюдение всех правил русского языка, включая правила пунктуации и орфографии, является необходимым для создания уникального текста.
определение идентификационных данных (цифры, даты, местоположение);
подпись главы организации;
Дешифрирование подписи.

Процесс составления протокола может осуществляться двумя способами: вручную, с использованием синей или чёрной шариковой ручки, либо на компьютере с помощью программных средств. Выбор между этими вариантами остаётся за председателем совещания, который указывает исполнителю, каким образом следует составить документ. Оба метода активно применяются на практике и имеют равные права на использование.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Вначале необходимо уделить внимание деталям. Записываем полное название документа и присваиваем ему уникальный идентификатор. В верхней части документа указываем дату и место проведения встречи, составления протокола.

В дальнейшем в тексте мы перечисляем всех работников, присутствующих на данном мероприятии. Важно отметить, что председатель всегда должен быть указан отдельно. Также необходимо упомянуть ответственное лицо, ведущее протокол. Для каждого участника будем указывать его полное имя, фамилию и отчество, а также должность, соответствующую его месту в штатном расписании.

В представленном документе указываются темы, которые будут обсуждаться. Каждая из них требует принятия конкретного решения.

Преобразуйте содержимое, создав новый и оригинальный текст на русском языке.

На данный период работы с протоколом подходит к окончанию. Председатель и секретарь, ответственный за составление протокола, должны подтвердить его своими автографами. С этого времени официальный документ приобретает юридическую силу. Извлечение из протокола можно отправить по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан информировать своих подчиненных о всех событиях, которые имеют к ним отношение.

Скачать документы:

Шаблон заседания протокола
Пример протокола совещания

Инструкция: как оформить протокол собрания

Собрание проводится с целью обсудить и решить различные вопросы, а также сформулировать задачи для достижения поставленных целей. Протокол собрания — это официальный документ, содержащий полную информацию о всех обсуждаемых моментах и принятых решениях. Особое внимание уделяется выработанным решениям и мерам, которые необходимо принять для их реализации.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ необходим при каждой ситуации, когда принимаемые решения затрагивают всю компанию, организацию или интересы владельцев. Например, он является обязательным при регистрации ООО. Эта форма активно использовалась для разработки основных стратегий развития компании, определения новой торговой политики, выбора поставщиков, организации работы с клиентами и т.д. В общем, бумага должна быть оформлена в любых случаях, когда созывается руководство или владельцы фирмы. Она является официальным подтверждением согласия всех заинтересованных сторон с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

Обычно секретарь компании оформляет и заполняет бумагу информацией, но это не является обязательным правилом. В некоторых компаниях есть отдельное лицо, которое этим занимается. Это зависит от того, насколько часто возникает такая необходимость. Например, если это требуется не чаще, чем один раз в месяц, то секретарь может справиться с этим, не отвлекаясь от своих основных обязанностей. Однако, если это происходит ежедневно, независимо от причины, вероятнее всего, в этом случае будет занят отдельный специалист.

Советуем прочитать: Условное осуждение

Способ составления документа определяется внутренними требованиями компании. В одном случае, в зависимости от происходящего на совещании, секретарь (или специалист) делает соответствующие пометки и затем использует заранее утвержденный шаблон для полноценного оформления документа. В другой ситуации, сначала проводится аудио- или видеозапись происходящего, на основе которой впоследствии создается полноценный документ. Приведен пример стандартного шаблона протокола собрания, который широко используется во многих организациях.

В «некой» невероятном году 20__ года произошло невероятное событие.

Председатель — Иванов Иван Иванович

Секретарь — Наталия Иванова

В парке города Зеленоградск прошла подготовительная встреча представителей общественности и муниципальных властей. В ходе встречи было обсуждено множество вопросов, касающихся благоустройства парка и его дальнейшего развития. Присутствующие обсудили возможность проведения реконструкции основных аттракционов, добавления новых элементов и создания комфортных зон для отдыха посетителей. Также было решено организовать специальные мероприятия и анимацию для привлечения большего количества гостей. Встреча считается успешной и важным шагом к развитию инфраструктуры парка.

(Должность, фамилия, инициалы) презентовал запланированное сообщение, где изложил суть своей работы.

Уважаемые слушатели,Располагаясь в столь почетной должности, хочу поделиться с вами необычайно интересным исследованием, проведенным нашим коллективом. Доклад, представляемый вами сегодня, основывается на нашем оригинальном анализе, и позволяет нам взглянуть на предмет изучения с абсолютно новой перспективы. Мы вкладывали все свои усилия в создание уникальных методов и подходов, и наши результаты не оставят вас равнодушными. С нетерпением жду, чтобы поделиться с вами всеми открытиями и выводами, сделанными в ходе наших исследований. Благодаря замечательной командной работе и бесценному опыту наших ученых, мы сумели создать уникальный вклад в данную область и взорвать множество представлений. Позвольте мне раскрыть детали этого удивительного исследования и удивить вас своими оригинальными идеями. Спасибо за ваше внимание и готовность поддержать нашу работу!

(Должность, фамилия, инициалы) презентовал запланированное сообщение, где изложил суть своей работы.

Подпись (ФИО) находится под текстом, который был сформулирован Председателем.

Авторизованный курьер

«В далеком 20__ году, величественным образом, происходило невероятное событие, которое изменило жизнь многих людей.»

Как правильно составлять и оформлять

Во всех компаниях есть некоторые различия в отношении документации, но статья 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации содержит список обязательных данных, которые должны быть указаны. Разберемся, как правильно составить протокол совещания и какую информацию следует включить в него.

момент, день и локация проведения;
данные о персонах, принимавших участие;
результат голосования по каждому из пунктов;
сведения об индивидах, занимавшихся подсчетом избирательных голосов;
Информация о гражданах, которые высказали противоположное мнение по поводу принятия данного решения.

В данном документе обязательно отразится сущность собрания, будут перечислены решаемые вопросы и представлена вся необходимая информация, которая следует учесть перед принятием окончательных решений.