Составление графика отпусков является обязательным как для работников, так и для работодателей. Однако в некоторых случаях у сотрудников есть возможность взять отпуск вне графика, и работодатель должен предоставить такую возможность. Более подробную информацию об этом можно найти в нашей памятке. Оглавление
Кому положен отпуск вне графика
Сотрудники имеют право на отпуск с самого начала работы. Однако у них есть возможность попросить об этом в будущем. Ежегодный отпуск (полностью оплачиваемый) за первый год работы обычно предоставляется после шести месяцев работы. Начиная со второго года работы он предоставляется постепенно в соответствии с графиком отпусков, за некоторыми исключениями.
Таким образом, согласно федеральному законодательству, существуют определенные категории работников, которые имеют право брать отпуск в удобное для них время в течение текущего рабочего года. Кроме того, это право может быть введено и для других категорий работников, например, в правилах об отпусках (часть 1 статьи 8, часть 1 статьи 22 и часть 4 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации). Особого внимания заслуживают следующие лица.
— многодетные работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (статья 262, пункт 2 Трудового кодекса РФ). — отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (часть 2 статьи 125 Трудового кодекса Российской Федерации). — Женщины — перед отпуском по беременности и родам, отпуском по уходу за ребенком, непосредственно после отпуска по уходу за ребенком или после его окончания (статья 260 Трудового кодекса Российской Федерации). — Лица, не достигшие совершеннолетия (статья 267 Трудового кодекса Российской Федерации). — Один из опекунов (попечителей, попечителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (пункт 1 статьи 262 Трудового кодекса Российской Федерации). — Благородный донор крови Российской Федерации (статья 23, пункт 1, подпункт 1, пункт 1 закона № 125-ФЗ от 20 июля 2012 года «О донорстве крови и ее компонентов»). — Лица, получившие или перенесшие лучевую травму или другие заболевания, связанные с радиацией, вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС или при проведении работ по ликвидации ее последствий, либо ставшие инвалидами вследствие этой катастрофы («С 15/05/1991 № 1244-1 в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС по Статья 13, пункты 1.1 и 1.2 и статья 14, пункт 1.5 «Закона о государственной обороне»).
Некоторые лица имеют право на отпуск в удобное для них время не только по истечении шести месяцев работы подряд, но и раньше. Например, женщины (до или сразу после декретного отпуска), несовершеннолетние (статьи 2, 3, 122, 4, 123, 260 и 267 Трудового кодекса РФ).
Причины для отпуска вне графика
Работники, имеющие право на временный отпуск, не обязательно должны объяснять причины такого отпуска. Например, такая возможность предоставляется несовершеннолетним по возрасту. Других причин для его использования нет.
В некоторых случаях причина важна. Например, беременная женщина может взять ежегодный отпуск непосредственно перед или после отпуска по беременности и родам. В этом случае отпуск по беременности и родам является основанием для использования отпуска.
Как оформить отпуск вне графика
Чтобы взять отпуск вне графика, работник должен подать заявление. Рекомендуется, чтобы срок подачи такого заявления был установлен в местном подзаконном акте. Он должен быть таким, чтобы бухгалтерия могла своевременно рассчитать и оплатить отпуск. Например, не позднее чем за четыре рабочих дня до начала отпуска (письмо Минтруда России от 27 февраля 2020 г. № 14-2/ОГ-1439).
Если в компании предусмотрено оформление приказа на отпуск, то такой документ должен быть оформлен, например, по интегрированной форме № Т-6 или по образцу, подготовленному самой компанией. В документе должны быть указаны дата начала, дата окончания и количество календарных дней отпуска. Работник должен написать и подписать приказ.
Если разрешение дается вне графика отпусков, рекомендуется отразить эти изменения в графике отпусков. При использовании интегрированной формы Т-7 в графе 8 следует указать сведения о назначении отпуска, а в графе 9 — дату начала запланированного отпуска. Если сотрудник берет отпуск в том же календарном году, что и календарный год, на который был составлен график отпусков, в графе 7 необходимо указать фактическую дату начала отпуска.
Если компания использует собственную форму графика отпусков, перенос дат отпуска может быть указан аналогичным образом.
Данные об отпуске должны быть отражены в разделе VIII личной карточки, в частности, в соответствии с интеграционной формой № 1. В соответствующих графах этого раздела должны быть указаны вид отпуска, годовой основной оклад и/или годовой дополнительный оклад. — Рабочий год, в котором предоставляется отпуск. — Количество календарных дней отпуска. — Даты начала и окончания отпуска. — Основание для предоставления количества дней отпуска (например, указание сведений о распределении отпуска).
Отпускные также должны быть рассчитаны и выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (пункт 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ; письмо Роструда от 14 мая 2020 года № ПГ/20884-6-1; письмо Роструда от 30 июля 2019 года № 3-6).
Образец заявления на отпуск вне графика
Заявления о предоставлении ежегодного отпуска составляются в формате, не соответствующем графику, так как официально утвержденной формы нет. Работник должен указать, в частности: — ФИО, должность и отдел организации (если применимо) — дату начала отпуска и количество дней отпуска. — вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный).
Работник должен подписать и поставить дату на документе. В заявлении не нужно указывать, что отпуск не совпадает с графиком. Если работник не может отказаться от оплачиваемого отпуска в удобное для него время, рекомендуется указать причину, по которой ему разрешен внеплановый отпуск, и при необходимости приложить подтверждающие документы.
Возможные риски при оформлении отпуска не по графику
Если отпуск не будет предоставлен сотруднику, имеющему право на внеочередной отпуск, компания может быть привлечена к административной ответственности. Штрафы при первом правонарушении (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ) следующие — Для сотрудников — 1-5, 000 руб. — Для предпринимателей — 1-5, 000 рублей.
За повторные правонарушения наказания ужесточаются (статья 5.27, пункт 2 КоАП РФ) и налагаются штрафы.
Кроме того, работник может потребовать денежную компенсацию за психологический ущерб. Размер определяется по соглашению сторон, а при недостижении соглашения — судом (ст. 237 ТК РФ, Постановление ВС РФ № 2 от 17 марта 2004 г., п. 63).
Отпуск работника вне графика чреват штрафом: Роструд
Работник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему отпуск вне графика отпусков в экстренных случаях. Однако, если это будет проверено, компании не избежать штрафов.
На сайте онлайн-инспекция. рф один из пользователей попросил эксперта агентства разъяснить ситуацию. По его словам, сотрудник находится во внеплановом отпуске. Работодатель не успевает выплатить отпускные в течение трех дней. Может ли работник заявить в заявлении на отпуск, что он предупрежден о задержке выплаты отпускных и не выражает недовольства?
Г-н Ростольд ответил, что такие заявления имеют юридическую силу. Однако это не освобождает компанию от санкций при проверке государственными инспекторами труда. Инспектор накладывает штраф по пункту 9 статьи 136 Трудового кодекса, согласно которому компания обязана выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Специалист по персоналу ответил. «Если работник просит внеплановый ежегодный срочный отпуск по семейным обстоятельствам, как можно выплатить отпускные без нарушений? Работодатель не будет возражать, если работнику необходимо оформить внеочередной отпуск по медицинским показаниям.
Ресурсы, которые помогут вам избежать штрафов и ошибок на рабочем месте:.
Образцы профессиональных кадровых документов для всех видов деятельности компании.
Роструд напомнил, когда можно взять отпуск вне графика
В письме от 20 июня 2022 года (ПГ/16003-6-1) Минтруд разъяснил, в каких случаях работодатель может предоставить работникам отпуск вне графика отпусков, а когда это обязательно.
Министерство напомнило, что график отпусков является обязательным как для работодателей, так и для работников. Однако некоторые категории работников имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему усмотрению и в удобное для них время. По просьбе мужа или жены ежегодный отпуск также предоставляется жене в период ее отпуска по беременности и родам, независимо от продолжительности ее непрерывной работы у данного работодателя.
Кто из сотрудников имеет право на отпуск в нужное время? Сообщение от редакторов отдела кадров.
У работников может возникнуть необходимость взять отпуск по семейным или иным обстоятельствам. Трудовой кодекс не запрещает работникам переносить отпуск на дату, не указанную в графике отпусков, по их желанию, но только с разрешения работодателя. Чтобы взять оплачиваемый отпуск вне графика отпусков, работник должен подать работодателю заявление в свободной форме, а отдел кадров готовит соответствующее решение. При этом должны быть соблюдены требования статьи 136 Трудового кодекса, а оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала.
Заявление работника о предоставлении оплачиваемого отпуска вне периода отпуска: пример из системы управления персоналом
Подсказки для кадровиков, как учесть в работе главные изменения и решить важные задачи
Смотрите бесплатный вебинар для HR-специалистов
Трудовые договоры в 2025 году: формулировки, требующие немедленного внимания Четверг, 6 февраля. Спикер.
Скачать образцы документов и контрольные списки. Без него вы не сможете заниматься кадровой работой.
Что делать сотруднику, если срочно понадобился отпуск вне графика
Работодатель имеет право предоставлять сотрудникам отпуск вне графика отпусков. Однако законодательно это не предусмотрено. Ростольд объяснил, какие документы нужно оформить, если отпуск не входит в график (письмо от 18 мая 2022 г. № ПГ/11111-6-1).
Чтобы взять внеплановый оплачиваемый отпуск, работник должен сначала уведомить работодателя о своем согласии. Этот план является бесплатным и не является обязательным по закону. Обратите внимание, что в тексте заявления должна быть указана информация о периоде, на который предоставляется отпуск.
После этого работодатель имеет право издавать приказы по заявлению, менять график отпусков и при необходимости вносить изменения в карточку сотрудника. Эксперты «Главбуха» рассказали, как документально оформить ежегодные оплачиваемые отпуска.
График отпусков может быть изменен только по согласованию между работодателем и работником. Компания оставляет за собой право не разрешать внеплановый отпуск, если он покажется неудобным. Однако существуют исключения.
Работодатель обязан предоставить внеплановый отпуск сотрудникам, имеющим трех детей в возрасте до 18 лет. Отпуск должен предоставляться в соответствующее время до достижения младшим ребенком возраста 14 лет или до достижения старшим ребенком возраста 18 лет (Трудовой кодекс, статья 262, пункт 2).
Многодетные работники имеют достаточно возможностей для согласования с работодателем новых дат отпуска в общем порядке. Для изменения даты отпуска необходимо получить разрешение работника, на которого возложена совместная опека. Это включает в себя право работника на отпуск в удобное для него время (Трудовой кодекс, § 262.2). Работодатель не имеет права указывать работнику на изменение даты начала отпуска.
В этом случае дата отпуска корректируется в обычном порядке. Издайте приказ о предоставлении работнику дня отпуска. Если вы предоставляете отпуск на основании приказа, внесите информацию о нем в собственную карточку отпуска, график отпусков или расписание.
У сотрудников, ухаживающих за инвалидом I группы, остается возможность взять дополнительный отпуск в удобное время. В этом случае инвалид должен быть членом семьи или родственником, а возможность дополнительного отпуска включается в договор с предприятием или отраслевой договор с предприятием (Трудовой кодекс, § 263). Работник имеет право попросить две недели дополнительного отпуска без снижения зарплаты. Он может быть присоединен ко всему ежегодному оплачиваемому отпуску или его части, либо применяться отдельно.
Правительство установило новый размер минимальной заработной платы и новый прожиточный минимум с 1 июня 2022 года (Постановление № 973 от 28 мая 2022 года). Подробнее о том, какие выплаты и как повлияют на них нововведения, смотрите на слайдах в журнале «Главбух».
Система «Главбух» включает в себя справочник отпусков, который, несомненно, поможет вам правильно спланировать свой отпуск. В нем указаны критерии предоставления отпуска, как для сотрудников, так и для руководителей или совместителей. Во всех случаях необходимо составить заявление или приказ.
Также важно использовать утвержденные процедуры, чтобы избежать недовольства сотрудников и правильно рассчитать право на отпуск, если сотрудник заболел во время отпуска или должен немедленно вернуться на работу.
В «Руководстве по отпускам» задаются вопросы о том, как оформить отпуск заранее или за свой счет для сотрудников любого размера, что делать, если отпуск совпадает с декретным отпуском, если сотрудник заболел во время отпуска или если отпуск берется по любой другой причине. Эксперты обсудили каждый случай в отдельности, используя примеры и видеоописания, и предложили увлекательный план действий. Используйте руководство на работе, чтобы быстро и эффективно спланировать любой отпуск.
Шаблон отпускного документа системы Главбух