Если юридической организации поступила почта на ее физический адрес, то только руководитель компании или другой сотрудник могут ее забрать, предъявив доверенность на их имя. То же самое правило относится и к отправке почтовых отправлений. Главная цель доверенности – установить порядок взаимоотношений между физическим лицом и почтовым работником, а также дать право сотруднику предприятия получать или отправлять корреспонденцию. Документ должен быть подписан руководителем организации. Фото: pxhere.com, Creative Commons CC0.
В каких случаях нужна доверенность для получения и отправки писем
Когда компания получает уведомление о прибытии почтового отправления, необходим документ. В связи с тем, что получение почты не является обязанностью руководителя, он может передать это право другому лицу. Чтобы исполнитель мог забрать переписку или посылки, ему необходимо предъявить доверенность. Юридически говоря, доверенность — это документ, позволяющий кому-либо действовать от имени доверителя. В нашем случае доверенным лицом является руководитель компании — учредитель, генеральный директор, директор, президент, начальник автономного отдела или индивидуальный предприниматель. Он может передать полномочия по отправке или получению корреспонденции в почтовом или курьерском отделении, а также забрать почту у курьера любому сотруднику на свое усмотрение — секретарю, водителю, кадровику, начальнику отдела, бухгалтеру или другому сотруднику организации. Представителем по доверенности может быть совершеннолетний и дееспособный гражданин Российской Федерации, зарегистрированный на территории России и работающий в компании, от имени которой он может взаимодействовать с сотрудниками почты.
Правила написания доверенности
Обычно оформление документа выполняют юристы предприятия или секретарь, а подписывает доверенность сам руководитель или его непосредственный заместитель. Не требуется нотариальное заверение служебного документа. Исключение составляет ситуация, когда доверенное лицо имеет право передоверить получение и отправку почты другим сотрудникам. В этом случае необходимо посетить нотариуса. Существует унифицированный шаблон доверенности, который разрабатывается во многих компаниях для всех их подразделений. Готовый образец печатается на листе бумаги формата А4 или А5 в одном экземпляре. Если компания имеет фирменный бланк, лучше использовать его для печати. Это придаст документу более официальный вид. Заполнение доверенности может быть выполнено как на печатной машинке, так и вручную. Подпись обязательна, а использование печати обусловлено положениями Юридических документов.
Необходимые характеристики письменного материала:
- Доверенность — это название документа, подтверждающего передачу полномочий.
- Городское поселение — точка распределения.
- выдачу осуществляет организация, которая носит название юридического лица и имеет уникальные идентификационные номера — ИНН или ОГРН.
- Данными, предоставленными доверителем, являются его полное имя и данные из паспорта.
- Важной информацией о человеке, который выполняет определенную роль в организации и информацией о его личности являются его персональные данные, должность, которую он занимает в соответствии с утвержденным перечнем должностей, и данные, указанные в его паспорте.
- установление даты, когда была составлена доверенность;
- список допустимых активностей;
- список компаний, осуществляющих доставку почты и курьерских услуг, с которыми необходимо будет сотрудничать
- Автографы главы и исполнителя.
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 185) внутренние доверенности не имеют ограничений в отношении продолжительности использования, однако принято считать, что они действуют в течение одного календарного года по умолчанию. По желанию можно указать максимальный срок действия – три года с момента их выдачи.
Документ лишается своей юридической силы в нескольких ситуациях:
- гибель главы или творческого исполнителя;
- финансовые трудности, прекращение деятельности или изменение организационной структуры юридического лица
- Работник, занимающийся получением и отправкой почты, уволен до истечения срока его полномочий.
Доверителю также предоставлена возможность прекратить полномочия доверенного лица досрочно в любое время.
Вариант 1:Количество исполнителей может быть разнообразным. Число выданных доверенностей зависит от решения руководителя, объема документооборота в организации и сложности ее структуры – будь то одно подразделение или множество отделов.Вариант 2:В зависимости от решения руководителя, объема документооборота в компании и сложности ее организационной структуры – имеется лишь одно подразделение или же несколько отделов –, число исполнителей может быть различным, а, следовательно, и количество выданных доверенностей может меняться.
Инструкция по заполнению: образец и бланк доверенности
На нашем веб-ресурсе вам предоставляется возможность создать свой уникальный шаблон документа или скачать уже готовый бланк без какой-либо платы.