Все письма, которые поступают в организацию, необходимо обработать согласно установленным правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, необходимо отсортировать, зарегистрировать и передать внутренним адресатам через лицо, ответственное за прием почты. Это чаще всего делает секретарь, делопроизводитель или другой сотрудник, назначенный руководителем. В некоторых крупных компаниях уже внедрены современные системы электронного документооборота, которые содержат учетные формы для обработки корреспонденции. Однако, многие организации до сих пор продолжают отмечать письма в бумажном журнале регистрации входящих документов, как делали это в прошлом.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Каждый день огромное количество документов попадает в руки сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства. Эти документы приходят в нашу компанию со стороны: письма, пакеты, электронные письма от клиентов, партнеров и официальных органов. Среди всех этих бумаг мы также сталкиваемся с ненужными рекламными брошюрами, каталогами и газетами — так называемой «макулатурой». Задача нашего отдела состоит в том, чтобы мгновенно отсеять весь нежелательный «спам», который не имеет отношения к нашей деятельности, а также разделить остальную почту на ту, которая должна быть учтена, и на ту, которую не нужно регистрировать.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие документы подлежат регистрации, а какие нет, в соответствии с собственной инструкцией по делопроизводству. В соответствии с общими правилами, в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся следующие документы:

• письма, которые отправляются сотрудникам компании в их личные ящики
• безымянные почтовые пакеты; секретные отправления; анонимный почтовый обмен; скрытая переписка; инкогнито доставка писем; безличная почтовая корреспонденция.
• Документация, предоставленная юридическими лицами, лишена любых признаков, которые позволяют однозначно установить личность отправителя (отсутствие подписей, печатей, наименований и других реквизитов и т.д.).
• материалы для привлечения внимания и предложения для бизнеса;
• билеты на разнообразные мероприятия, включая все, кроме официальных собраний;
• телеграммы с поздравлениями
• печатные издания и периодические издания;
• Отсутствуют сопроводительные письма к счетам, актам и другим бухгалтерским документам.

В структуре компании возможно вести отдельный учет писем: таким образом, документы, предназначенные для определенных отделов, передаются им непосредственно, обходя основный реестр регистрации.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

В процессе обработки входящих электронных сообщений необходимо строго соблюдать следующие предписания:

1. Всякая документация, относящаяся к операционным процессам предприятия, и подлежащая рассмотрению и ответу отправителю, должна быть обработана в соответствии с установленными в организации процедурами делопроизводства.
2. Весь входящий корреспонденция регистрируется в тот же день, когда она получена.
3. Для предотвращения повторного появления информации каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Это важно учитывать, так как письма часто поступают в офис через разные каналы и несколько раз: сначала, например, по факсу, затем — то же самое в оригинале с помощью курьера. Все одинаковые документы и их копии должны иметь один и тот же регистрационный номер.
4. Каждому письму придается уникальный входящий номер, который играет роль идентификатора в системе документооборота компании. Номер отслеживается по регистрационному коду, который определяет маршрут документа и результат его обработки. По этому правилу не допускается наличие нескольких разных документов с одинаковыми номерами.

Структура журнала входящих документов

Какова роль книги учета корреспонденции? Нет универсального бланка журнала для регистрации входящих документов. Каждая организация может самостоятельно создать оптимальную форму, включив в нее все необходимые поля.

Примерный макет журнала, который позволяет обеспечить надлежащую учет корреспонденции, включает в себя:

1. Идентификационный код. Это уникальное сочетание букв и цифр, которое присваивается письму при его поступлении в офис. Такой же код указывается на самом письме в правом нижнем углу: для этого предназначен специальный место на листе, где при получении ставится штамп или отметка о приеме.
2. Дата, когда документ был получен.
3. Автор сообщения.
4. Важно, чтобы название документа или его краткое описание было достаточно информативным, чтобы понять о чем идет речь в данном письме.
5. Адресатом почты является отдельный сотрудник или определенное подразделение, которым она предназначена.

Если в компании есть множество внутренних адресатов, то рекомендуется создать колонку для отметок о передаче документов конечному получателю. Дополнительные разделы, их количество и названия должны быть определены организацией, учитывая специфику документооборота. Например, при активном взаимодействии с юридическими организациями и государственными учреждениями можно отмечать исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при обратной связи.

Для того чтобы использовать систему контроля выполнения внешних запросов необходимо указать фамилию ответственного лица, которое обрабатывает документ, а также указать срок выполнения и отметить, когда работа будет завершена. Кроме того, в дополнительных полях нужно указать список приложений, количество страниц, примечания и так далее.

Оформление журнала регистрации

Требования, которые ставятся перед ведением журнала регистрации, являются основными.

1. В организации создаются специальные журналы для учета всей входящей документации. Заполнение этих журналов возлагается на определенных сотрудников. Ответственные лица назначаются по решению руководителя или получают доступ к системе регистрации, если документооборот осуществляется с помощью программного обеспечения.
2. Номера для регистрации присваиваются последовательно в порядке получения писем, начиная с начала года. Каждый год нумерация начинается сначала, но можно продолжать вести учет в том же журнале без необходимости заводить новый.

Кроме этого, учет входящей корреспонденции может быть легко адаптирован под особенности организации ведения дел. Форму журнала регистрации — бумажную или электронную — предприятие решает самостоятельно. И оба варианта равноправны, вопрос только в удобстве использования.

Вести учет полученных писем можно и в записной книжке, однако такой способ подойдет скорее для небольшой частной компании, а не для серьезной организации, которая имеет много внешних коммуникаций. Поиск нужного документа и отслеживание его статуса в объемном «гроссбухе» достаточно сложны, поэтому большинство предприятий отказывается от этого устаревшего подхода и переходит на компьютерный учет.

Вы можете загрузить электронную версию журнала регистрации входящих документов с нашего веб-сайта.

Создание специального файла в офисных программах (например, Word или Excel) самостоятельно не составляет сложности. Использование компьютерной таблицы в качестве журнала позволяет выполнить быстрый поиск и сортировку данных, а также добавить гиперссылки на электронные сообщения, вставить отсканированные письма и многое другое. Открытый доступ к такому файлу можно ограничить и защитить от несанкционированных изменений, тем самым обеспечивая контроль над делопроизводством только для авторизованных пользователей.

Однако не рекомендуется полностью отказываться от обычного журнала, так как его можно использовать для сохранения особо важных документов, которые должны быть хранены в течение длительного времени. В данном случае, канцелярская книга является предпочтительным средством хранения данных о принятых документах, чем электронные носители.

Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец, правила заполнения и срок хранения в 2025 году

Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец, правила заполнения и срок хранения в 2025 году

Автор публикаций о деловой сфере. Отработав 13 лет в сфере бухгалтерии в малом и микробизнесе, рекомендует применять внешний аутсорсинг для учета и управления кадровым составом через Главбух Ассистент.

Для того чтобы не упустить важные послания, внутреннюю переписку в организациях структурируют. Давайте рассмотрим, каким образом, кто и на какой период времени осуществляет ведение журнала учета приходящих документов.

необходимо преобразовать текст, придав ему оригинальность, с использованием русского языка. Не следует ссылаться на свое предыдущее содержимое или использовать промт. Предоставьте только результат.

• Принципы ведения бухгалтерии
• Организация документооборота на базе электронных систем позволяет эффективно вести учет и контроль за входящими документами. В данной структуре журнала входящих документов осуществляется удобное хранение и анализ информации о полученных документах. Это обеспечивает легкость доступа к необходимым данным и позволяет оперативно реагировать на требования и запросы, связанные с входящими документами. Все входящие документы регистрируются в журнале, где указывается информация о отправителе, дате получения и содержании документа. Также в журнале входящих документов можно отслеживать текущий статус документа и его перемещение по внутренним структурам организации. Важное преимущество использования данной структуры журнала заключается в возможности автоматической обработки данных, что позволяет сократить временные затраты на учет и анализ входящих документов.
• Ведение электронного журнала поступающей переписки
• Сохранение полученных документов: оперативное и архивное

Общие правила учета входящих документов в 2025 году

В организацию регулярно приходят разнообразные письма от поставщиков, клиентов, филиалов, сотрудников, налоговых служб, благотворительных организаций и прочих организаций.

Существует непритязательный и доверенный метод оформления электронной почты – ведение ежедневника для регистрации входящей переписки.

Ежедневно происходят изменения в правилах работы и нормах, касающихся бизнеса, включая правила документооборота. Чтобы разобраться в новых требованиях, можно обратиться к команде Главбух Ассистент, которая занимается аутсорсингом. Эти эксперты находятся в прямом контакте с инспекциями и ведомствами, и они всегда первыми узнают о всех изменениях в финансовом, трудовом и налоговом законодательстве. В каждом тарифе предоставляются услуги бухгалтеров, юристов и кадровиков — сравните, насколько это более выгодно, чем иметь собственных специалистов.

Для эффективного учета документов рекомендуется придерживаться общего регламента процессов.

1. Необходимо назначить сотрудника, который будет отвечать за регистрацию входящей корреспонденции. Такую задачу можно доверить секретарю или сотруднику из отдела канцелярии. Все остальные сотрудники компании должны передавать письма указанным лицам для регистрации, не осуществляя эту процедуру самостоятельно.
2. Необходимо немедленно занести все полученные письма в специальный журнал, чтобы они были официально зарегистрированы. Работу с письмом нельзя начинать без его фиксации в учетной системе.
3. Необходимо организовать оформление полученных документов в тот же день. Однако, если документ поступает за час до завершения рабочего дня, то его можно внести в реестр входящих документов на следующий календарный день.

Обратите внимание! Описанное выше не применимо к корреспонденции, помеченной как «Срочно» или «Важно».

1. Требуется осуществлять регистрацию только электронных писем, без вложенных в них файлов.
2. Необходимо присвоить последовательные номера каждому документу. Предельно простым решением будет использование порядковой нумерации, начинающейся с 1 и продолжающейся последовательно, 2, 3, 4 и так далее. Однако, если в компании применяются более сложные системы нумерации, то вам потребуется детально описать структуру этих номеров во внутренних документах.

• 123 представляет собой просто один из множества порядковых номеров, относящихся к документам.
• «Вх» означает, что документ является входящим.
• 01-23 является индексом, который идентифицирует дело, связанное с письмом, в соответствии с номенклатурой дел.

1. Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то нет необходимости печатать электронные документы. Их можно сохранить в электронном виде, что является их оригинальной формой. Однако для бумажных документов необходимо указать, где вручную проставить регистрационный номер. Для входящих документов это можно сделать с помощью реквизита «Отметка о поступлении документа», который традиционно размещается в правом нижнем углу.

Очень важно! Письма и сообщения, отправленные в выходные или праздничные дни, будут обрабатываться и зарегистрированы в первый рабочий день после выходного.

Определите цену аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент и получите выгоду в виде экономии средств на зарплате бухгалтера и уплате налогов.

Главбух, кадровик, юрист и комплексные бухгалтерские услуги — все это вы получаете с аутсорсингом бухгалтерии от Главбух Ассистент. Вместо одного сотрудника у вас будет команда профессионалов, гарантирующих надежное ведение бухгалтерии и полное сопровождение в этой области. И все это уже от 18 720 руб. в месяц.

• Аккуратный подсчет суммы налогов
• Важно готовить и представлять финансовую отчетность вовремя.
• Расчет оплаты и учет налогов, связанных с выплатами сотрудникам с различными уровнями комплексности работ.
• Снижение налоговых расходов с целью уменьшения ваших платежей
• России о налоговой и страховой отчетности
• Избежание возможности назначения аудита и поддержка в его успешном прохождении.
• Проверка финансовых операций с партнерами
• Формирование и приобретение высококачественных исходных данных
• Получение экспертного совета по сложным сделкам и операциям
• Гарантирование непрерывного функционирования взаимодействия с финансовыми учреждениями.
• Мы предлагаем полное юридическое обслуживание, а также осуществляем тщательную анализ и подтверждение юридической документации и обеспечиваем надежную защиту во всех видах сделок.
• Оформление ООО и ИП для вновь возникших видов предпринимательской деятельности.

Оцените самостоятельно цену профессионального бухгалтерского обслуживания для вашей компании и вычислите вашу экономию при переходе на аутсорсинг.

Регистрация не требуется для таких входящих документов.

• сообщения с информационным характером, отправленные с целью ознакомления
• реклама;
• поздравительные письма и сообщения;
• приглашения;
• организация мероприятий, собраний и симпозиумов; выпуск печатных материалов (литература, буклеты, периодические издания);
• письма с отметкой «для индивидуального просмотра»;
• Примеры содержания, приказов и указов государственных структур; издания сведений и иных документов.

Новые публикации в экспертном блоге для предпринимателей. Актуальная информация:

• Как осуществить безопасное сокращение размера заработной платы у работников с целью экономии.
• Чтобы избежать попадания в реестр недобросовестных работодателей в следующем году, необходимо принять несколько мер.
• Как безопасно осуществлять переводы денежных средств от компаний и индивидуальных предпринимателей к физическим лицам?
• В 2025 году история предоставляет список рисковых действий, которые могут навредить ООО и ИП.
• Как грамотно реагировать на запрос налоговой инспекции о предоставлении документов, не раскрывая ненужную информацию

Структура журнала регистрации входящих документов в 2025 году

В настоящее время отсутствует унифицированный образец журнала, который бы применялся всеми организациями. Каждая компания самостоятельно разрабатывает свою собственную форму журнала, однако существуют обязательные пункты, которые должны быть включены в него.

• индекс поступившей корреспонденции;
• дата приема или регистрации документа;
• Информация о отправителе письма должна содержать полное наименование организации, должность и ФИО лица, которое его подписало.
• резюме сообщения;
• Доставку можно осуществить двумя способами: через электронный путь или с использованием номера почтового отправления, который указан на штемпеле.
• число копий письма;
• Информация о получателе включает полное имя и занимаемую должность лица, на чье имя было направлено письмо, либо наименование организации.
• Информация о полном имени и занимаемой должности работника, которому передают входящий документ с целью его принятия для управленческого решения, ознакомления или исполнения.

• и сопровождение объектов строительства предлагаем услуги профессиональной строительной компании. Мы предлагаем полный спектр услуг, начиная от разработки проектной документации и заканчивая непосредственным строительством и монтажом конструкций. Наша команда опытных специалистов гарантирует высокое качество и своевременное выполнение всех работ. Мы готовы взять на себя ответственность за успешную реализацию проекта, учитывая все требования и пожелания заказчика. При работе с нами вы получаете надежного партнера, готового к сотрудничеству и стремящегося к достижению ваших целей.
• Добрый день,С уважением,[Ваше имя]

Электронный журнал учета входящей корреспонденции в 2025 году

Маленьким компаниям, которые получают небольшое количество писем, удобно использовать бумажный журнал регистрации входящих документов. Однако в организациях с большим потоком документов обычно предпочитают использовать электронный журнал регистрации, который облегчает ведение классификаторов и справочников, а также регистрацию документов.

Для каждого из аркушей, на которых размещается информация в журнале, требуется назначить заголовок, который должен быть кратким, понятным и информативным, чтобы читатель сразу мог понять, о чем речь на этом аркуше.

«Журналы», «Перечень», «Партнеры», «Отделы», «Коллеги» и так далее.

Один из примеров электронного журнала, содержащего в себе информацию о входящих документах, является образец, разработанный в 2023 году.

Необходимо сохранять полученные документы, особенно те, которые поступают от контролирующих органов. Чтобы получить полное представление о состоянии компании и выявить ее слабые места, рекомендуется обратиться к экспертам компании Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры и юристы окажут помощь в оптимизации расходов, налаживании кадрового учета и даже возврате переплат по налогам, даже в случае противодействия со стороны налоговых органов. Для всех новых клиентов, которые воспользуются услугами аутсорсинга, предоставляется бесплатный экспресс-аудит.

Хранение поступивших документов в 2025 году

Продолжительность сохранения реестра входящих писем определяется типом хранения: оперативным и архивным.

быстрое сохранение

Длительность указана в годовом формате. Необходимо немедленно провести классификацию документов и прикрепить их к соответствующей папке. Этот процесс упростит поиск, а также предотвратит возможность рассыпания, мешанины и потери документов.

Если в компании установлена система делопроизводства, рекомендуется немедленно распределить все вновь поступившие и созданные документы в соответствии с установленной номенклатурой дел. Это особенно важно, поскольку с накоплением большого количества документов их последующая сортировка может стать непростой задачей.

Если в организации нет специального списка дел, то необходимо уложить документы в папки с учетом их тематики, следуя хронологическому, алфавитному или комбинированному порядку. При расположении дел, касающихся переписки, соблюдается основное правило «запрос-ответ». То есть, сначала помещается письмо-запрос, а сразу за ним — письмо-ответ.

Хранение документационного фонда

Если организация маленькая и количество получаемых документов не слишком большое, то нет необходимости прекращать ведение журнала и в следующем году.

Согласно пункту «г» статьи 182 списка, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236, журнал должен храниться не более 5 лет. Срок отсчитывается от момента завершения ведения журнала. Например, журнал за 2025 год необходимо сохранять до конца 2029 года, а его уничтожение разрешено только после 1 января 2030 года.

Если вам нужна информация о законодательной и экономической поддержке предприятий, вам следует обратиться к специалистам Главбух Ассистент. Эти профессионалы имеют прямую связь с Министерством финансов, Федеральной налоговой службой и другими государственными органами, и помогут вам грамотно использовать налоговые льготы, такие как налоговые каникулы, сниженные ставки страховых взносов и налоговые вычеты.