Штатное расписание обычно составляется в течение довольно длительного периода времени, как правило, не один раз в год. Обычно он составляется в конце или начале календарного года, в зависимости от потребностей и намерений компании. по мере необходимости (например, внесение небольших корректировок, связанных с увеличением или уменьшением штата, изменением названий функций и т. д.). При этом, если конфигурация носит серьезный характер (например, если происходит полная реконфигурация структурных подразделений компании), всем остальным пользователям необходимо будет создать новые документы, не ограничиваясь внесением изменений в активные документы.
Кто составляет приказ
Как правило, создание заказов на поставку от имени руководства компании возлагается на одного из постоянных сотрудников, обладающего специальными знаниями и компетенцией по созданию таких документов.
Обычно это юрист, представитель отдела кадров или секретарь.
Однако независимо от того, кто отвечает за выполнение той или иной функции, задание должно быть утверждено директорами компании.
Правила оформления приказа
Задания могут быть написаны и более удобным способом. Допустимы как рукописные, так и бумажные формы. Например, можно использовать фирменный бланк компании и чистый лист бумаги формата А4.
В этом случае форма должна быть подписана директором компании.
Ставить печать на документе не обязательно, так как он относится к внутренним документам.
Решение обычно составляется в одном экземпляре и хранится в том же месте, что и другие юридические, нормативные и административные документы на этапе воздействия. После утраты актуальности оно передается на хранение в картотеку учреждения и может быть удалено на этапе принятия правового решения.
Читайте в кадровой системе: как утвердить кадровый план
Как составить приказ об утверждении кадрового плана для индивидуального предпринимателя: пример.
Если индивидуальный предприниматель нанимает подрядчиков, необходимо составить план по персоналу. После подготовки документа его необходимо утвердить в соответствии с общим порядком, описанным выше. Для кадрового плана индивидуального предпринимателя документ об утверждении составляется так же, как и для обычной компании. Единственный нюанс — в реквизитах решения должно быть указано имя индивидуального предпринимателя, а не наименование юридического лица. Подписать документ может сам предприниматель, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии, если он состоит в штате компании и уполномочен подписывать кадровый документ индивидуального предпринимателя.
Примерный порядок утверждения кадрового плана для индивидуального предпринимателя
Читайте в кадровом плане: как индивидуальный предприниматель может принять на работу сотрудника
Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания
Распорядительный документ должен быть подписан генеральным директором. Решение об утверждении кадрового плана в организации раннего детства не вступает в силу и не имеет юридической силы, если оно не подписано руководителем организации. Если документ должен быть утвержден бухгалтерией, отделом кадров и другими подразделениями, заполните форму с полями для подписей высших должностных лиц, таких как казначей, начальник отдела кадров и т. д. Рядом с каждой подписью есть место для расшифровки фамилии, инициалов и должности сотрудника.
Руководители компаний имеют право передать право подписи другому сотруднику (например, своему агенту или главному бухгалтеру). В большинстве случаев достаточно выдать письменную доверенность на право подписи кадровых документов. Однако если в уставе вашей организации это не предусмотрено, вам придется выдать доверенность от имени работодателя.
Вы можете попросить других сотрудников поставить свои подписи. Вся информация, которую сотрудник должен знать о своей работе (название, зарплата, льготы, график работы, основные обязанности и прямые функции), содержится в трудовом и коллективном договорах, дополнительных соглашениях, должностных инструкциях и локальных нормативных актах. Поэтому ни в коем случае нельзя оспаривать у инспектора труда, если утверждение режима рабочего времени подписано не им.
Скачать образцы документов и контрольные листы, необходимые для кадровой работы